Que fait un administrateur de garantie?
Un administrateur de garantie travaille pour un établissement de vente au détail ou de distribution et communique avec les fabricants à propos de pièces défectueuses ou de réparations pour un produit spécifique, tel que des composants ou des modules électroniques. Ce travailleur écrit les demandes de garantie, collecte et expédie les pièces défectueuses et collabore avec le service de la comptabilité pour veiller à ce que toutes les demandes de règlement concernant pièces et main-d'œuvre soient entièrement réglées. En fait, ce poste administratif peut superviser un certain nombre d’autres travailleurs de la garantie si l’entreprise est relativement grande, telle qu’un concessionnaire automobile.
Les nouvelles pièces défectueuses sont normalement renvoyées au fabricant pour obtenir un crédit monétaire, en particulier si du travail est nécessaire pour remplacer et ajuster la pièce. Chaque fabricant inspecte les pièces retournées et distribue des crédits aux installations réclamant les travaux. les pièces sont généralement créditées au coût et les heures de travail sont payées en fonction des spécifications du fabricant. Les administrateurs de garantie doivent s'assurer que chaque réclamation est payée pour que les niveaux d'inventaire soient correctement comptabilisés et que le processus de réparation soit rentable et équitable.
Initialement, l'administrateur de la garantie doit préparer un formulaire standard pour soumettre la réclamation. le formulaire nécessite normalement le numéro de pièce et la description, ainsi que toutes les informations concernant la défaillance et le remplacement. L'administrateur doit vérifier que les heures de travail réclamées sont correctes pour le remplacement de pièce spécifique. De nombreux fabricants ne tiendront pas compte d'une réclamation si le nombre d'heures de travail revendiqué est trop important pour le travail de réparation en question.
Les pièces défectueuses doivent être renvoyées au fabricant par l'administrateur de la garantie. Généralement, les pièces doivent être jointes au formulaire de réclamation pour un traitement rapide. Les pièces perdues ou les réclamations peuvent nécessiter des recherches à la fois du fabricant et de l'administrateur, ce qui coûte du temps et de l'argent. L’administrateur de la garantie doit expédier les pièces et la réclamation par l’intermédiaire d’une société d’expédition traçable afin que la preuve de livraison soit possible.
Le financement de la garantie peut prendre plusieurs semaines avant que le service comptable obtienne le crédit monétaire du fabricant. L’administrateur de la garantie doit disposer d’un tableur ou d’un autre processus de documentation pour confirmer les demandes de règlement en cours. Grâce à la documentation, les travailleurs peuvent s’entretenir avec la comptabilité si des réclamations sont retenues ou ont été perdues; tous les problèmes peuvent être résolus rapidement pour assurer un processus de paiement rapide.
Les installations de réparation les plus importantes, en particulier dans l’industrie automobile, ont généralement un administrateur supervisant un certain nombre d’autres travailleurs. Le groupe dans son ensemble répartira les droits de garantie entre chaque employé afin d’assurer un paiement rapide. L'administrateur principal peut simplement superviser les travailleurs et réagir à tout problème inhabituel pouvant survenir.