Co robi administrator gwarancji?
Administrator gwarancji pracuje w placówce sprzedaży detalicznej lub dystrybucji i komunikuje się z producentami na temat wadliwych części lub napraw określonego produktu, takich jak komponenty elektroniczne lub moduły. Ten pracownik zapisuje żądania gwarancji, zbiera i wysyła uszkodzone części i współpracuje z działem księgowości, aby upewnić się, że wszystkie roszczenia z tytułu części i robocizny są opłacone w całości. W rzeczywistości to stanowisko administracyjne może nadzorować wielu innych pracowników gwarancyjnych, jeśli przedsiębiorstwo jest stosunkowo duże, takie jak dealer samochodowy.
Nowe części, które są wadliwe, są zwykle odsyłane do producenta w celu uzyskania kredytu pieniężnego, szczególnie jeśli do wymiany i dostosowania części zaangażowana jest robocizna. Każdy producent sprawdza zwrócone części i przyznaje kredyt zakładowi zgłaszającemu się do pracy; części są zazwyczaj kredytowane według kosztu, a godziny pracy są opłacane na podstawie specyfikacji poszczególnych producentów. Administratorzy gwarancji muszą upewnić się, że każde roszczenie jest zapłacone, aby poziomy zapasów były poprawnie policzone, a proces naprawy opłacalny i uczciwy.
Początkowo administrator gwarancji musi przygotować ustandaryzowany formularz w celu zgłoszenia roszczenia; formularz zwykle wymaga numeru części i opisu, a także wszystkich informacji dotyczących awarii i wymiany. Administrator musi sprawdzić, czy deklarowane godziny pracy są prawidłowe dla konkretnej wymiany części. Wielu producentów zlekceważy reklamację, jeśli deklarowane godziny pracy są zbyt nadmierne dla danego zlecenia naprawy.
Uszkodzone części muszą zostać zwrócone do producenta przez administratora gwarancji. Zazwyczaj części muszą być przymocowane do formularza roszczenia w celu szybkiego przetwarzania; utracone części lub roszczenia mogą wymagać badań ze strony producenta i administratora, co kosztuje czas i pieniądze. Administrator gwarancji powinien wysłać części i zgłosić roszczenie za pośrednictwem identyfikowalnej firmy przewozowej, aby umożliwić dowód dostawy.
Finansowanie gwarancji może potrwać kilka tygodni, zanim dział księgowy zobaczy kredyt pieniężny od producenta. Administrator gwarancji powinien mieć arkusz kalkulacyjny lub inny proces dokumentowania w celu potwierdzenia otwartych roszczeń. W wyniku dokumentacji pracownicy mogą porozumieć się z księgowością, jeśli jakiekolwiek roszczenia są wstrzymane lub zostały utracone; wszelkie problemy można rozwiązać na czas, aby zapewnić szybki proces płatności.
Większe zakłady naprawcze, szczególnie w przemyśle motoryzacyjnym, zwykle mają administratora nadzorującego szereg innych pracowników. Grupa jako całość podzieli obowiązki gwarancyjne między każdego pracownika, aby zapewnić szybką płatność. Główny administrator może po prostu nadzorować pracowników i reagować na wszelkie nietypowe problemy, które mogą się pojawić.