Was macht ein Garantieverwalter?
Ein Garantieverwalter arbeitet für eine Einzelhandels- oder Vertriebseinrichtung und informiert den Hersteller über defekte Teile oder Reparaturen für ein bestimmtes Produkt, z. B. elektronische Komponenten oder Module. Dieser Mitarbeiter schreibt Garantieanforderungen, sammelt und versendet fehlerhafte Teile und arbeitet mit der Buchhaltungsabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Teil- und Arbeitsansprüche vollständig bezahlt werden. Tatsächlich kann diese Verwaltungsposition eine Reihe anderer Gewährleistungsmitarbeiter beaufsichtigen, wenn das Unternehmen relativ groß ist, beispielsweise ein Autohaus.
Neue Teile, die defekt sind, werden normalerweise zur Geldgutschrift an den Hersteller zurückgeschickt, insbesondere wenn Arbeiter daran beteiligt sind, das Teil zu ersetzen und anzupassen. Jeder Hersteller inspiziert die zurückgegebenen Teile und verteilt die Gutschrift an die Einrichtung, die die Arbeit beansprucht. Teile werden in der Regel zum Selbstkostenpreis gutgeschrieben und Arbeitsstunden werden auf der Grundlage der Angaben des jeweiligen Herstellers gezahlt. Gewährleistungsadministratoren müssen sicherstellen, dass jeder Schadensfall bezahlt wird, um den Lagerbestand korrekt zu erfassen und den Reparaturprozess rentabel und fair zu gestalten.
Zunächst muss der Garantieverwalter ein standardisiertes Formular erstellen, um den Anspruch einzureichen. Für das Formular sind normalerweise die Teilenummer und die Beschreibung sowie alle Informationen bezüglich des Fehlers und des Austauschs erforderlich. Der Administrator muss sicherstellen, dass die angegebenen Arbeitsstunden für den jeweiligen Teileaustausch korrekt sind. Viele Hersteller werden eine Reklamation ignorieren, wenn die beanspruchten Arbeitsstunden für den jeweiligen Reparaturauftrag zu hoch sind.
Fehlerhafte Teile müssen vom Garantieverwalter an den Hersteller zurückgesandt werden. In der Regel müssen die Teile für eine schnelle Bearbeitung dem Antragsformular beigefügt werden. Verlorene Teile oder Reklamationen können sowohl vom Hersteller als auch vom Administrator recherchiert werden, was Zeit und Geld kostet. Der Garantieverwalter sollte die Teile versenden und die Reklamation über eine rückverfolgbare Spedition geltend machen, damit der Nachweis der Lieferung möglich ist.
Die Finanzierung der Garantie kann einige Wochen dauern, bis die Buchhaltungsabteilung die Geldgutschrift des Herstellers erhält. Der Garantieverwalter sollte über eine Tabelle oder einen anderen Dokumentationsprozess verfügen, um offene Ansprüche zu bestätigen. Infolge der Dokumentation können die Arbeitnehmer die Buchhaltung beauftragen, wenn Ansprüche geltend gemacht werden oder verloren gegangen sind. Probleme können zeitnah behoben werden, um einen schnellen Zahlungsprozess zu gewährleisten.
In größeren Reparaturbetrieben, insbesondere in der Automobilindustrie, wird in der Regel eine Reihe anderer Arbeitnehmer von einem Administrator beaufsichtigt. Die gesamte Gruppe wird die Gewährleistungspflichten auf die einzelnen Mitarbeiter aufteilen, um eine schnelle Zahlung zu gewährleisten. Der Hauptadministrator kann die Mitarbeiter einfach beaufsichtigen und auf eventuell auftretende ungewöhnliche Probleme reagieren.