Hoe bereken ik administratieve kosten?

Administratieve kosten zijn kosten die geen rekening houden met een specifiek onderdeel van het bedrijf, zoals marketing of productie. Het is belangrijk om de administratieve kosten nauwkeurig te budgetteren, omdat de administratie van een bedrijf vaak het hart is van een efficiënte bedrijfsvoering. Om administratieve kosten te berekenen, is het essentieel om een ​​goede administratie bij te houden en rekening te houden met alle mogelijke variabelen. Met een goede administratie is het berekenen van kosten net zo eenvoudig als het optellen van ontvangsten totalen.

Vaste administratieve kosten zijn kosten die meestal niet van maand tot maand variëren. Dit kunnen zaken zijn als telefoonrekeningen, salaris of verzekeringsuitgaven. Hoewel deze van tijd tot tijd kunnen veranderen, bijvoorbeeld door een werknemer in dienst te nemen of te verliezen, blijven deze kosten doorgaans van maand tot maand gelijk.

Variabele kosten kunnen bepaalde semi-vaste uitgaven omvatten, zoals gas- of elektriciteitsrekeningen. Hoewel deze van maand tot maand enigszins kunnen variëren, blijven ze over het algemeen binnen een kort bereik. Probeer een gemiddelde maandelijkse kost te maken door een jaar van kosten bij elkaar op te tellen en te delen door 12 om semi-vaste kosten goed te kunnen berekenen. Dit geeft u een goed idee van de maandelijkse of driemaandelijkse kosten.

Leveringsbehoeften kunnen van tijd tot tijd veranderen, waardoor variaties in administratieve kosten ontstaan. Voorraadberekeningen kunnen items bevatten zoals papier, toner of postbenodigdheden, maar kunnen ook grotere aankopen omvatten, zoals nieuwe computers, kantoormeubilair of gas voor bedrijfsvoertuigen. Een goede administratie is van cruciaal belang om zowel de kosten als de regelmaat van leveringsorders bij te houden. Als u een eenvoudig spreadsheetbestand bijhoudt met het type aankoop, de aankoopdatum en de kosten, kunt u de uitgaven voor leveringen gemakkelijk compileren.

Veel bedrijven hebben bepaalde discretionaire administratieve middelen voor bepaalde doeleinden. Dit kunnen fondsen zijn voor trainingen of seminars, vakantiefeesten, bonussen of diensten van werknemers zoals automaten. Het vaststellen van een zorgvuldig budget voor discretionaire uitgaven kan helpen de uitgaven op één lijn te houden en biedt tegelijkertijd de beste kansen voor het personeel.

Bedrijven kunnen soms ook slechte betalingsbescherming opnemen in hun administratieve kosten. Helaas bevindt bijna elk bedrijf zich aan de ontvangende kant van een nep-cheque of frauduleuze transactie van tijd tot tijd. In gevallen waarin vervolging onpraktisch of onmogelijk is, kunnen slechte betalingsfondsen helpen voorkomen dat de winstmarges scheeftrekken.

Wanneer administratieve kosten nauwkeurig worden berekend en vergeleken met winst, wordt het gemakkelijk om te zien waar bezuinigingen of uitbreidingen kunnen worden gemaakt. Weten of het betaalbaar is om een ​​andere werknemer in te huren, goedkopere benodigdheden te zoeken of computersystemen te upgraden, kan allemaal in één oogopslag worden begrepen door het budget en de uitgaven voor administratie te onderzoeken. Deskundigen bevelen aan dat een goede administratieve kostenregistratie een dagelijkse taak moet zijn die regelmatig wordt gecontroleerd en onderzocht op mogelijke verbeteringen.