Jak obliczyć koszty administracyjne?
Wydatki administracyjne to koszty, które nie uwzględniają konkretnego obszaru działalności, takiego jak marketing lub produkcja. Ważne jest, aby dokładnie zaplanować wydatki administracyjne, ponieważ administrowanie firmą jest często sercem wydajnych operacji. Aby obliczyć koszty administracyjne, konieczne jest prowadzenie dobrej dokumentacji i uwzględnianie wszystkich możliwych zmiennych. Przy dobrej dokumentacji obliczanie wydatków jest tak proste, jak zsumowanie sum rachunków.
Stałe koszty administracyjne to takie, które zwykle nie różnią się z miesiąca na miesiąc. Może to obejmować takie rzeczy, jak rachunki telefoniczne, wynagrodzenie lub wydatki ubezpieczeniowe. Chociaż mogą się one okresowo zmieniać, na przykład poprzez zatrudnienie lub utratę pracownika, koszty te zasadniczo pozostają takie same z miesiąca na miesiąc.
Koszty zmienne mogą obejmować niektóre wydatki częściowo ustalone, takie jak rachunki za gaz lub prąd. Chociaż mogą się one nieznacznie różnić z miesiąca na miesiąc, zwykle pozostają w bliskim zasięgu. Aby właściwie uwzględnić koszty częściowo ustalone, spróbuj utworzyć średni koszt miesięczny, sumując koszty razem i dzieląc przez 12. To da ci odpowiedni obraz wydatków miesięcznych lub kwartalnych.
Zapotrzebowanie na podaż może się od czasu do czasu zmieniać, powodując różnice w kosztach administracyjnych. Obliczenia materiałów eksploatacyjnych mogą obejmować takie elementy, jak papier, toner lub materiały wysyłkowe, ale mogą również obejmować większe zakupy, takie jak nowe komputery, meble biurowe lub gaz do pojazdów służbowych. Właściwe prowadzenie dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla śledzenia zarówno kosztu, jak i prawidłowości zamówień na dostawy. Utrzymanie prostego pliku arkusza kalkulacyjnego, w którym wyszczególniono rodzaj zakupu, datę zakupu i koszt, ułatwi kompilację wydatków na dostawy.
Wiele firm będzie dysponowało pewnymi uznaniowymi funduszami administracyjnymi na określone cele. Mogą one obejmować fundusze na szkolenia lub seminaria, imprezy świąteczne, premie lub usługi dla pracowników, takie jak automaty z napojami. Ustalenie ostrożnego budżetu na wydatki uznaniowe może pomóc utrzymać wydatki na poziomie, zapewniając jednocześnie najlepsze możliwości dla siły roboczej.
Firmy mogą czasami uwzględniać ochronę złych płatności w swoich wydatkach administracyjnych. Niestety, prawie każda firma znajduje się od czasu do czasu po otrzymaniu fałszywego czeku lub nieuczciwej transakcji. W przypadkach, gdy ściganie jest niepraktyczne lub niemożliwe, złe fundusze płatnicze mogą pomóc w zapobieganiu wypaczaniu marż.
Kiedy koszty administracyjne są obliczane dokładnie i porównywane z zyskiem, łatwo jest zobaczyć, gdzie można dokonać cięć lub rozszerzeń. Wiedząc, czy opłacalne jest zatrudnienie innego pracownika, poszukiwanie tańszych materiałów eksploatacyjnych lub modernizacja systemów komputerowych, można zrozumieć na pierwszy rzut oka, analizując budżet i wydatki na administrację. Eksperci zalecają, aby dobre monitorowanie wydatków administracyjnych było codziennym zadaniem, które jest regularnie monitorowane i sprawdzane pod kątem możliwych ulepszeń.