Wie berechne ich Verwaltungskosten?
Verwaltungskosten sind Kosten, die sich nicht auf einen bestimmten Geschäftsbereich wie Marketing oder Fertigung beziehen. Es ist wichtig, die Verwaltungskosten genau zu budgetieren, da die Verwaltung eines Unternehmens häufig das Herzstück eines effizienten Betriebs ist. Für die Berechnung des Verwaltungsaufwands ist es wichtig, gute Aufzeichnungen zu führen und alle möglichen Variablen zu berücksichtigen. Bei guten Aufzeichnungen ist die Berechnung von Ausgaben so einfach wie das Aufsummieren von Belegsummen.
Die festen Verwaltungskosten variieren normalerweise nicht von Monat zu Monat. Dies kann beispielsweise Telefonrechnungen, Gehälter oder Versicherungsausgaben umfassen. Während sich diese regelmäßig ändern können, z. B. durch Einstellung oder Verlust eines Mitarbeiters, bleiben diese Kosten im Allgemeinen von Monat zu Monat gleich.
Zu den variablen Kosten können teilweise feste Ausgaben wie Gas- oder Stromrechnungen gehören. Während diese von Monat zu Monat leicht variieren können, bleiben sie im Allgemeinen in einem engen Bereich. Versuchen Sie, die durchschnittlichen monatlichen Kosten zu berechnen, indem Sie ein Jahr der Kosten addieren und durch 12 dividieren, um die halbfesten Kosten richtig zu berücksichtigen. Auf diese Weise erhalten Sie eine angemessene Vorstellung von den monatlichen oder vierteljährlichen Kosten.
Der Versorgungsbedarf kann sich von Zeit zu Zeit ändern und zu Schwankungen bei den Verwaltungskosten führen. Bei der Berechnung des Angebots kann es sich um Papier, Toner oder Versandmaterial handeln, aber auch um größere Anschaffungen wie neue Computer, Büromöbel oder Benzin für Firmenfahrzeuge. Eine gute Protokollierung ist entscheidend, um sowohl die Kosten als auch die Regelmäßigkeit der Lieferaufträge im Auge zu behalten. Durch die Aufbewahrung einer einfachen Tabellenkalkulationsdatei, in der die Art des Kaufs, das Kaufdatum und die Kosten aufgeführt sind, können die Ausgaben für das Angebot leichter kompiliert werden.
Viele Unternehmen verfügen für bestimmte Zwecke über Verwaltungsmittel nach eigenem Ermessen. Dies können Mittel für Schulungen oder Seminare, Urlaubsfeiern, Prämien oder Mitarbeiterdienste wie Verkaufsautomaten sein. Durch die Festlegung eines sorgfältigen Budgets für diskretionäre Ausgaben können die Ausgaben im Einklang gehalten und gleichzeitig die besten Möglichkeiten für die Belegschaft geschaffen werden.
Unternehmen können manchmal auch einen schlechten Zahlungsschutz in ihre Verwaltungskosten einbeziehen. Leider befindet sich fast jedes Unternehmen von Zeit zu Zeit am Ende eines gefälschten Schecks oder einer betrügerischen Transaktion. In Fällen, in denen eine strafrechtliche Verfolgung unpraktisch oder unmöglich ist, können schlechte Zahlungsmittel dazu beitragen, die Gewinnmargen nicht zu verzerren.
Wenn die Verwaltungskosten genau berechnet und mit dem Gewinn verglichen werden, ist leicht erkennbar, wo Kürzungen oder Erweiterungen vorgenommen werden können. Ob es erschwinglich ist, einen anderen Arbeitnehmer einzustellen, nach günstigeren Verbrauchsmaterialien zu suchen oder Computersysteme zu aktualisieren, lässt sich anhand des Budgets und der Verwaltungsausgaben auf einen Blick nachvollziehen. Experten empfehlen, dass eine gute Verwaltungskostenverfolgung eine tägliche Aufgabe sein sollte, die regelmäßig überwacht und auf mögliche Verbesserungen überprüft wird.