Jak vypočítám administrativní výdaje?
Správní náklady jsou náklady, které se neprojevují v konkrétní oblasti podnikání, jako je marketing nebo výroba. Je důležité přesně spravovat rozpočet na správní výdaje, protože správa podniku je často srdcem efektivních operací. Pro výpočet správních nákladů je nezbytné vést dobré záznamy a zohledňovat všechny možné proměnné. Při dobrých záznamech je výpočet nákladů stejně jednoduchý jako sčítání celkových příjmů.
Fixní administrativní náklady jsou ty, které se obvykle z měsíce na měsíc nemění. To se může týkat například telefonních účtů, platů nebo výdajů na pojištění. I když se mohou pravidelně měnit, například najímáním nebo ztrátou zaměstnance, tyto náklady se z měsíce na měsíc obvykle nemění.
Variabilní náklady mohou zahrnovat některé polostabilní výdaje, jako jsou účty za plyn nebo elektřinu. I když se mohou mírně lišit z měsíce na měsíc, obvykle zůstanou v těsném rozmezí. Chcete-li správně zohlednit polostabilní náklady, zkuste vytvořit průměrné měsíční náklady tak, že sčítáte rok nákladů a vydělíte 12. Tím získáte přiměřenou představu o měsíčních nebo čtvrtletních výdajích.
Potřeba zásobování se může čas od času změnit a způsobovat rozdíly v administrativních nákladech. Výpočty dodávek mohou zahrnovat položky jako papír, toner nebo poštovní potřeby, ale mohou zahrnovat i větší nákupy, jako jsou nové počítače, kancelářský nábytek nebo plyn pro firemní vozidla. Dobré vedení záznamů je rozhodující pro sledování nákladů i pravidelnosti objednávek na dodávky. Udržování jednoduchého tabulkového procesoru, který uvádí typ nákupu, datum nákupu a náklady, usnadní sestavení výdajových výdajů.
Mnoho společností bude mít k dispozici určité administrativní prostředky pro určité účely. Mohou zahrnovat finanční prostředky na školení nebo semináře, sváteční večírky, bonusy nebo zaměstnanecké služby, jako jsou prodejní automaty. Stanovení pečlivého rozpočtu pro diskreční výdaje může pomoci udržet výdaje v souladu a zároveň poskytnout ty nejlepší příležitosti pro pracovní sílu.
Firmy mohou také někdy zahrnout špatnou ochranu plateb do svých správních nákladů. Bohužel téměř každý podnik se ocitne na konci falešné kontroly nebo podvodné transakce z času na čas. V případech, kdy je stíhání nepraktické nebo nemožné, mohou špatné platební prostředky pomoci udržet ziskové marže před zkosením.
Pokud jsou administrativní náklady vypočítávány přesně a ve srovnání se ziskem, je snadné zjistit, kde lze provést škrty nebo rozšíření. Znalost toho, zda je přijatelné najmout jiného pracovníka, hledat levnější zásoby nebo upgradovat počítačové systémy, lze pochopit na první pohled zkoumáním rozpočtu a výdajů na správu. Odborníci doporučují, aby dobré sledování administrativních nákladů bylo každodenním úkolem, který je pravidelně sledován a zkoumán z hlediska možných zlepšení.