Como faço para calcular despesas administrativas?
As despesas administrativas são custos que não são considerados em uma área específica do negócio, como marketing ou fabricação. É importante planejar com precisão as despesas administrativas, uma vez que a administração de uma empresa geralmente é o coração de operações eficientes. Para calcular as despesas administrativas, é essencial manter bons registros e prestar contas de todas as variáveis possíveis. Com bons registros, calcular as despesas é tão simples quanto somar os totais dos recibos.
Os custos administrativos fixos são aqueles que geralmente não variam de mês para mês. Isso pode incluir itens como contas telefônicas, salário ou gastos com seguro. Embora eles possam mudar periodicamente, como contratar ou perder um funcionário, esses custos geralmente permanecem os mesmos de mês para mês.
Os custos variáveis podem incluir algumas despesas semi-fixas, como contas de gás ou eletricidade. Embora eles possam variar um pouco de mês para mês, eles geralmente ficam dentro de uma faixa estreita. Para contabilizar adequadamente os custos semi-fixos, tente criar um custo mensal médio adicionando um ano de custos e dividindo por 12. Isso fornecerá uma idéia adequada das despesas mensais ou trimestrais.
As necessidades de suprimento podem mudar de tempos em tempos, causando variações nas despesas administrativas. Os cálculos de suprimentos podem incluir itens como papel, toner ou suprimentos para correspondência, mas também podem incluir compras maiores, como novos computadores, móveis de escritório ou gás para veículos da empresa. Uma boa manutenção de registros é fundamental para acompanhar o custo e a regularidade das ordens de fornecimento. Manter um arquivo de planilha simples que lista o tipo de compra, a data e o custo da compra ajudará a facilitar a compilação das despesas de suprimento.
Muitas empresas terão alguns fundos administrativos discricionários para determinados fins. Isso pode incluir fundos para treinamento ou seminários, festas, bônus ou serviços de funcionários, como máquinas de venda automática. Definir um orçamento cuidadoso para gastos discricionários pode ajudar a manter os gastos alinhados, proporcionando as melhores oportunidades para a força de trabalho.
Às vezes, as empresas também podem incluir proteção de pagamento incorreto em suas despesas administrativas. Infelizmente, quase todas as empresas encontram-se no final de um cheque falso ou transação fraudulenta de tempos em tempos. Nos casos em que a acusação é impraticável ou impossível, os fundos de pagamento incorretos podem ajudar a impedir que as margens de lucro se desviem.
Quando as despesas administrativas são calculadas com precisão e comparadas ao lucro, fica fácil ver onde podem ser feitos cortes ou expansões. Saber se é acessível contratar outro trabalhador, procurar suprimentos mais baratos ou atualizar os sistemas de computadores pode ser entendido rapidamente, examinando o orçamento e as despesas de administração. Os especialistas recomendam que um bom rastreamento de despesas administrativas seja uma tarefa diária monitorada e examinada regularmente para possíveis melhorias.