Hvordan beregner jeg administrative utgifter?

Administrasjonskostnader er kostnader som ikke inngår i et bestemt område av virksomheten, for eksempel markedsføring eller produksjon. Det er viktig å budsjettere nøyaktig for administrative utgifter, siden administrasjonen av en virksomhet ofte er kjernen i effektiv drift. For å beregne administrasjonsutgifter er det viktig å føre gode poster og redegjøre for alle mulige variabler. Med gode poster er beregning av utgifter så enkelt som å legge sammen kvitteringssummer.

Faste administrasjonskostnader er de som vanligvis ikke varierer fra måned til måned. Dette kan omfatte ting som telefonregninger, lønn eller forsikringsutgifter. Selv om disse periodisk kan endres, for eksempel ved å ansette eller miste en ansatt, forblir disse kostnadene vanligvis de samme fra måned til måned.

Variable kostnader kan omfatte noen halvfaste utgifter, for eksempel gass- eller strømregninger. Selv om disse kan variere litt fra måned til måned, vil de vanligvis holde seg i nærheten. For å redegjøre for halvfaste kostnader på riktig måte, prøv å lage en gjennomsnittlig månedlig kostnad ved å legge sammen et år med kostnader og dele med 12. Dette vil gi deg en god ide om månedlige eller kvartalsvise utgifter.

Forsyningsbehov kan endres fra tid til annen, og føre til variasjoner i administrasjonsutgifter. Forsyningsberegninger kan omfatte varer som papir, toner eller postforsyninger, men kan også inkludere større innkjøp som nye datamaskiner, kontormøbler eller gass til firmakjøretøyer. God journalføring er avgjørende for å holde oversikt over både kostnadene og regelmessigheten av forsyningsordrer. Hvis du holder en enkel regnearkfil som viser kjøpstype, kjøpsdato og pris, vil det være enkelt å samle utgiftene.

Mange selskaper vil ha noen skjønnsmessige administrasjonsmidler til visse formål. Disse kan omfatte midler til trening eller seminarer, høytidsfester, bonuser eller ansattes tjenester som salgsautomater. Å sette et nøye budsjett for skjønnsmessige utgifter kan bidra til å holde utgiftene på linje samtidig som de gir de beste mulighetene for arbeidsstyrken.

Virksomheter kan også noen ganger inkludere dårlig betalingsbeskyttelse i sine administrative utgifter. Dessverre befinner nesten alle virksomheter seg i den mottakende enden av en falsk sjekk eller uredelig transaksjon fra tid til annen. I tilfeller hvor påtalemyndighet er upraktisk eller umulig, kan dårlige betalingsmidler bidra til å holde fortjenestemarginene fra å skjøre.

Når administrasjonskostnader blir beregnet nøyaktig og sammenlignet med fortjeneste, blir det lett å se hvor nedskjæringer eller utvidelser kan gjøres. Å vite om det er rimelig å ansette en annen arbeider, se etter billigere forsyninger eller oppgradere datasystemer, kan alle forstås på et øyeblikk ved å undersøke budsjettet og utgiftene til administrasjonen. Eksperter anbefaler at god administrasjonsutgiftssporing skal være en daglig oppgave som regelmessig overvåkes og undersøkes for mulige forbedringer.