Comment calculer les dépenses administratives?
Les dépenses administratives sont des coûts qui ne sont pas pris en compte dans un domaine spécifique de l'entreprise, tel que le marketing ou la fabrication. Il est important de budgétiser avec précision les dépenses administratives, car l’administration d’une entreprise est souvent au cœur des opérations efficaces. Pour calculer les dépenses administratives, il est essentiel de conserver de bons registres et de comptabiliser toutes les variables possibles. Avec de bons enregistrements, le calcul des dépenses est aussi simple que l’addition des totaux de reçus.
Les coûts administratifs fixes sont ceux qui ne varient généralement pas d'un mois à l'autre. Cela peut inclure des dépenses telles que les factures de téléphone, les salaires ou les dépenses d’assurance. Bien que ceux-ci puissent changer périodiquement, par exemple en embauchant ou en perdant un employé, ces coûts restent généralement les mêmes d'un mois à l'autre.
Les coûts variables peuvent inclure certaines dépenses semi-fixes, telles que les factures de gaz ou d'électricité. Bien que ceux-ci puissent varier légèrement d'un mois à l'autre, ils resteront généralement dans une fourchette proche. Pour comptabiliser correctement les coûts semi-fixes, essayez de créer un coût mensuel moyen en additionnant une année de coûts et en le divisant par 12. Cela vous donnera une idée adéquate des dépenses mensuelles ou trimestrielles.
Les besoins en approvisionnements peuvent changer de temps à autre, entraînant des variations dans les dépenses administratives. Les calculs de fournitures peuvent inclure des articles tels que du papier, du toner ou des fournitures de courrier, mais peuvent également inclure des achats plus importants tels que de nouveaux ordinateurs, du mobilier de bureau ou de l'essence pour les véhicules de l'entreprise. Une bonne tenue des dossiers est essentielle pour suivre à la fois le coût et la régularité des commandes de fournitures. Conserver une simple feuille de calcul qui répertorie le type d’achat, la date d’achat et les coûts, facilitera la compilation des dépenses d’approvisionnement.
De nombreuses entreprises disposeront de fonds administratifs discrétionnaires à certaines fins. Ceux-ci peuvent inclure des fonds pour des formations ou des séminaires, des fêtes de Noël, des primes ou des services fournis aux employés, tels que des distributeurs automatiques. L'établissement d'un budget judicieux pour les dépenses discrétionnaires peut aider à maintenir les dépenses en ligne tout en offrant les meilleures opportunités pour la main-d'œuvre.
Les entreprises peuvent également parfois inclure une protection contre les paiements incorrects dans leurs dépenses administratives. Malheureusement, presque toutes les entreprises se retrouvent de temps à autre à recevoir un faux chèque ou une transaction frauduleuse. Dans les cas où les poursuites sont peu pratiques ou impossibles, de mauvais fonds de paiement peuvent aider à empêcher les marges de profit d’être faussées.
Lorsque les dépenses administratives sont calculées avec précision et comparées aux bénéfices, il devient facile de voir où des réductions ou des extensions peuvent être effectuées. Savoir s'il est abordable d'engager un autre travailleur, de rechercher des fournitures moins coûteuses ou de mettre à niveau des systèmes informatiques peut être compris d'un seul coup d'œil en examinant le budget et les dépenses d'administration. Les experts recommandent qu'un bon suivi des dépenses administratives soit une tâche quotidienne régulièrement contrôlée et examinée en vue d’éventuelles améliorations.