Comment calculer les dépenses administratives?
Les dépenses administratives sont des coûts qui ne tiennent pas compte dans un domaine spécifique de l'entreprise, comme le marketing ou la fabrication. Il est important de faire un budget avec précision pour les dépenses administratives, car l'administration d'une entreprise est souvent le cœur des opérations efficaces. Pour calculer les dépenses administratives, il est essentiel de conserver de bons enregistrements et de tenir compte de toutes les variables possibles. Avec de bons enregistrements, le calcul des dépenses est aussi simple que d'additionner les totaux de réception.
Les coûts administratifs fixes sont ceux qui ne varient généralement pas d'un mois à l'autre. Cela peut inclure des éléments tels que des factures de téléphone, des salaires ou des dépenses d'assurance. Bien que ceux-ci puissent changer périodiquement, par exemple en embauchant ou en perdant un employé, ces coûts restent généralement les mêmes d'un mois à l'autre.
Les coûts variables peuvent inclure certaines dépenses semi-fixées, telles que les factures de gaz ou d'électricité. Bien que ceux-ci puissent varier légèrement d'un mois à l'autre, ils resteront généralement à bout portant. Pour rendre compte correctementPour les coûts semi-fixés, essayez de créer un coût mensuel moyen en additionnant une année de coûts et en divisant par 12. Cela vous donnera une idée adéquate des dépenses mensuelles ou trimestrielles.
Les besoins d'approvisionnement peuvent changer de temps à autre, provoquant des variations des dépenses administratives. Les calculs d'alimentation peuvent inclure des articles tels que du papier, du toner ou des fournitures de diffusion, mais peuvent également inclure des achats plus importants tels que de nouveaux ordinateurs, des meubles de bureau ou du gaz pour les véhicules de l'entreprise. Une bonne tenue de dossiers est essentielle pour suivre à la fois le coût et la régularité des commandes d'approvisionnement. Garder un fichier de feuille de calcul simple qui répertorie le type d'achat, la date d'achat et le coût aidera à rendre les dépenses d'approvisionnement faciles à compiler.
De nombreuses entreprises auront des fonds administratifs discrétionnaires à certaines fins. Ceux-ci peuvent inclure des fonds pour la formation ou les séminaires, les fêtes de vacances, les bonus ou les services aux employés tels quecomme distributeurs automatiques. Définir un budget minutieux pour les dépenses discrétionnaires peut aider à maintenir les dépenses en ligne tout en offrant les meilleures opportunités pour la main-d'œuvre.
Les entreprises peuvent également parfois inclure une mauvaise protection des paiements dans leurs frais administratifs. Malheureusement, presque toutes les entreprises se trouvent de temps à autre sur la réception d'un faux chèque ou d'une transaction frauduleuse. Dans les cas où les poursuites sont peu pratiques ou impossibles, les fonds de mauvais paiement peuvent aider à empêcher les marges bénéficiaires de fausser.
Lorsque les dépenses administratives sont calculées avec précision et par rapport au profit, il devient facile de voir où les coupures ou les extensions peuvent être effectuées. Savoir s'il est abordable d'embaucher un autre travailleur, chercher des approvisionnements moins chers ou mettre à niveau les systèmes informatiques peut tous être compris en un coup d'œil en examinant le budget et les dépenses d'administration. Les experts recommandent qu'un bon suivi des dépenses administratifs soit une tâche quotidienne qui est régulièrement surveillée et examiné pour des améliorations possibles.