Hur beräknar jag administrativa utgifter?

Administrationskostnader är kostnader som inte inkluderar ett specifikt område i verksamheten, till exempel marknadsföring eller tillverkning. Det är viktigt att budgetera exakt för administrativa utgifter, eftersom administrationen av ett företag ofta är hjärtat i effektiva verksamheter. För att beräkna administrationskostnader är det viktigt att ha goda register och redogöra för alla möjliga variabler. Med bra poster är beräkningen av kostnader lika enkel som att lägga till kvittotal.

Fasta administrativa kostnader är de som vanligtvis inte varierar från månad till månad. Detta kan inkludera saker som telefonräkningar, lön eller försäkringsutgifter. Även om dessa periodvis kan förändras, till exempel genom att anställa eller förlora en anställd, förblir dessa kostnader i allmänhet desamma från månad till månad.

Variabla kostnader kan inkludera vissa halvfasta utgifter, till exempel gas- eller elräkningar. Även om dessa kan variera något från månad till månad, förblir de generellt inom ett nära intervall. För att redovisa halvfasta kostnader ordentligt, försök att skapa en genomsnittlig månadskostnad genom att lägga till ett år med kostnader och dela med 12. Detta ger dig en tillräcklig uppfattning om månatliga eller kvartalsutgifter.

Leveransbehov kan ändras från tid till annan och orsaka variationer i administrativa utgifter. Leveransberäkningar kan inkludera artiklar som papper, toner eller leveransförsändelser, men kan också inkludera större inköp som nya datorer, kontorsmöbler eller gas för företagets fordon. Bra journalföring är avgörande för att kunna hålla reda på både kostnaden och regelbundenheten för leveransorder. Att hålla en enkel kalkylarkfil som listar köpstyp, inköpsdatum och kostnad hjälper till att göra leveransutgifterna enkla att sammanställa.

Många företag kommer att ha vissa diskretionära administrativa medel för vissa ändamål. Dessa kan innehålla medel för utbildning eller seminarier, semestersfester, bonusar eller anställningstjänster som automater. Att sätta en noggrann budget för diskretionära utgifter kan hjälpa till att hålla utgifterna i linje och samtidigt ge de bästa möjligheterna för arbetskraften.

Företag kan också ibland inkludera dåligt betalningsskydd i sina administrativa utgifter. Tyvärr hittar nästan varje företag sig i slutändan på en falsk check eller bedräglig transaktion då och då. I fall där åtal är opraktiskt eller omöjligt kan dåliga betalningsmedel hjälpa till att förhindra vinstmarginaler.

När administrativa utgifter beräknas exakt och jämförs med vinst blir det lätt att se var nedskärningar eller utvidgningar kan göras. Att veta om det är överkomligt att anställa en annan arbetare, leta efter billigare leveranser eller uppgradera datorsystem kan alla förstås med en överblick genom att granska budgeten och utgifterna för administrationen. Experter rekommenderar att god administrationsutgiftsspårning bör vara en daglig uppgift som regelbundet övervakas och undersöks för eventuella förbättringar.