Hoe kies ik het beste Pro Forma-formaat?
Een pro forma financiële staat is er een die eenvoudig boekhoudkundige schattingen presenteert die zijn gevormd in standaard financiële overzichten. Het kiezen van de beste pro forma-indeling is essentieel voor het nemen van weloverwogen beslissingen op basis van schattingen en pro forma-overzichten. Een paar factoren die een bedrijf helpen bij het kiezen van de beste pro forma-indeling zijn beschikbare boekhoudkundige informatie, gebruik voor de pro forma-overzichten en de personen die specifieke gegevens nodig hebben op basis van schattingen. In sommige gevallen kan een overheidsregelgever eisen en beperkingen stellen aan pro forma verklaringen die bedrijven opstellen. Deze vereisten kunnen slechts van invloed zijn op een beperkt aantal bedrijven, zoals beursgenoteerde ondernemingen.
Niet alle boekhoudsystemen zijn hetzelfde, net zoals de bedrijfsactiviteit of procedures in een bedrijf niet hetzelfde zullen zijn in een bepaalde branche. Daarom kan de boekhoudkundige input die een bedrijf heeft van grote invloed zijn op het type pro forma-indeling dat het boekhoudsysteem voor deze overzichten gebruikt. Het gaat om de hoeveelheid gegevens die nodig is om de meest nauwkeurige pro forma-verklaring in het bedrijf te presenteren. Een pro forma verklaring kan bijvoorbeeld alleen nodig zijn voor zes of acht maanden; deze verklaringen vereisen beslist minder input dan een verklaring gedurende 12 of 18 maanden. De nauwkeurigheid van verklaringen op korte termijn kan ook minder belangrijk zijn dan die van verklaringen op lange termijn.
Een andere belangrijke factor voor het selecteren van de pro forma-indeling van financiële overzichten is het gebruik van de documenten. Een afdeling heeft zeker minder informatie nodig dan de CEO of andere leidinggevenden, die meer informatie willen over alle afdelingen en bedrijfsactiviteiten. Het hoofd van een afdeling heeft mogelijk alleen informatie nodig over de productieactiviteit binnen zijn of haar afdeling. Nogmaals, deze gegevens kunnen feitelijk meer managementkarakter hebben dan financiële, althans wat de boekhouding en de bestaande systemen voor het meten van financiële activiteit betreft. Het gebruik van deze verklaringen is misschien wel de meest interne factor voor het pro forma-formaat.
Naast het gebruik van pro forma verklaringen zijn de individuen die beslissingen nemen ook belangrijk voor het pro forma formaat. Een manager van een lagere afdeling heeft bijvoorbeeld niet alle informatie nodig die een senior manager of leidinggevende nodig heeft. De scheiding van taken kan helpen de hoeveelheid informatie die een functie of individuele behoeften op het gebied van boekhouding nodig hebben, te beperken. De meeste bedrijven zijn niet bereid om zonder reden financiële schattingen aan particulieren te geven. Dit beschermt zowel de levensvatbaarheid als de waarheid in een bedrijf.