Jak wybrać najlepszy format Pro Forma?
Sprawozdanie finansowe pro forma to takie, które po prostu przedstawia szacunki księgowe uformowane w standardowe sprawozdania finansowe. Wybór najlepszego formatu pro forma jest niezbędny do podejmowania świadomych decyzji na podstawie szacunków księgowych i wyciągów pro forma. Kilka czynników, które pomagają firmie zdecydować o najlepszym formacie pro forma, obejmują dostępne informacje księgowe, wykorzystanie do wyciągów pro forma oraz osoby, które wymagają konkretnych danych z szacunków księgowych. W niektórych przypadkach organ rządowy może mieć wymagania i ograniczenia dotyczące oświadczeń pro forma przygotowywanych przez firmy. Wymagania te mogą dotyczyć tylko ograniczonej liczby spółek, takich jak spółki publiczne.
Nie wszystkie systemy księgowe są takie same, podobnie jak działalność lub procedury biznesowe w firmie nie będą takie same w danej branży. W związku z tym dane księgowe stosowane przez firmę mogą znacznie wpłynąć na rodzaj formatu pro forma, jaki system rachunkowości stosuje do tych wyciągów. Kwestia dotyczy ilości danych niezbędnych do przedstawienia najdokładniejszego oświadczenia pro forma w firmie. Na przykład oświadczenie pro forma może być konieczne tylko przez sześć lub osiem miesięcy; te oświadczenia z pewnością wymagają mniej nakładów niż oświadczenie przez 12 lub 18 miesięcy. Dokładność wyciągów krótkoterminowych może być również mniej ważna niż dokładność wyciągów długoterminowych.
Innym ważnym czynnikiem przy wyborze formatu pro forma sprawozdań finansowych jest korzystanie z dokumentów. Dział z pewnością potrzebuje mniej informacji niż dyrektor generalny lub inni kierownicy, którzy potrzebują więcej informacji na temat wszystkich działów i działań biznesowych. Kierownik działu może potrzebować informacji tylko o działalności produkcyjnej w jego dziale. Ponownie, dane te mogą w rzeczywistości mieć charakter bardziej zarządczy niż finansowy, przynajmniej w zakresie rachunkowości i istniejących systemów pomiaru działalności finansowej. Zastosowanie tych oświadczeń jest być może najbardziej wewnętrznym czynnikiem dla formatu pro forma.
Oprócz stosowania oświadczeń pro forma osoby podejmujące decyzje są również ważne dla formatu pro forma. Na przykład kierownik niższego działu nie potrzebuje wszystkich informacji, których potrzebuje kierownik wyższego szczebla lub dyrektor wykonawczy. Rozdzielenie obowiązków może pomóc ograniczyć ilość informacji o jednym stanowisku lub indywidualne potrzeby w zakresie rachunkowości. Większość firm nie chce podawać szacunków finansowych osobom fizycznym bez powodu. Chroni to zarówno rentowność, jak i prawdziwość firmy.