Como escolho o melhor formato pro forma?
Uma demonstração financeira pro forma é aquela que simplesmente apresenta estimativas contábeis formadas nas demonstrações financeiras padrão. A escolha do melhor formato pro forma é essencial para tomar decisões informadas com base em estimativas contábeis e declarações pro forma. Alguns fatores que ajudam uma empresa a decidir sobre o melhor formato pro forma incluem as informações contábeis disponíveis, o uso para as demonstrações pro forma e os indivíduos que exigem dados específicos das estimativas contábeis. Em alguns casos, um regulador governamental pode ter requisitos e restrições nas declarações pro forma que as empresas preparam. Esses requisitos podem afetar apenas um número limitado de empresas, como as que são de capital aberto.
Nem todos os sistemas contábeis são iguais, assim como a atividade ou os procedimentos comerciais de uma empresa não serão os mesmos em um determinado setor. Portanto, os dados contábeis de uma empresa podem afetar significativamente o tipo de formato pro forma que o sistema contábil utiliza para essas demonstrações. Em questão está a quantidade de dados necessários para apresentar a declaração pro forma mais precisa da empresa. Por exemplo, uma declaração pro forma pode ser necessária apenas por seis ou oito meses; essas declarações certamente exigem menos contribuições do que uma declaração por 12 ou 18 meses. A precisão das declarações de curto prazo também pode ser menos importante do que a das declarações de longo prazo.
Outro fator importante para a seleção do formato pro forma das demonstrações contábeis é o uso dos documentos. Um departamento certamente precisa de menos informações do que o CEO ou outros executivos, que desejam mais informações sobre todos os departamentos e atividades de negócios. O chefe de um departamento pode precisar de informações apenas sobre a atividade de produção em seu departamento. Novamente, esses dados podem ser de natureza mais gerencial do que financeira, pelo menos em termos contábeis e dos sistemas em vigor para medir a atividade financeira. O uso dessas declarações é talvez o fator mais interno para o formato pro forma.
Juntamente com o uso de declarações pro forma, os indivíduos que tomam decisões também são importantes para o formato pro forma. Por exemplo, um gerente de departamento inferior não precisa de todas as informações necessárias para um gerente ou executivo sênior. A separação de tarefas pode ajudar a restringir a quantidade de informações de uma posição ou necessidades individuais em termos contábeis. A maioria das empresas não está disposta a fornecer estimativas financeiras a indivíduos sem motivo. Isso protege a viabilidade e a veracidade de uma empresa.