Hoe volg ik auditprocedures?
Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze al het mogelijke doen om te voldoen aan auditprocedures. Voor nalevingsaudits houdt dit in dat ze beschikbaar zijn om met auditors te spreken, toegang te bieden tot contractuele documenten en auditors in staat te stellen verschillende bedrijfsprocessen te inspecteren. Degenen die willen voldoen aan financiële audits moeten toegang bieden tot boekhoudkundige en financiële gegevens, contracten en personeelsbestanden.
Audits zijn een manier om de praktijken en activiteiten van een bedrijf te beoordelen. Ze kunnen compliance- of financieel zijn gebaseerd. Nalevingsaudits zijn gericht op de feitelijke werking van het bedrijf, inclusief bedrijfspraktijken en processen. Een financiële audit richt zich in plaats daarvan op het verzekeren dat het bedrijf zich houdt aan boekhoudnormen en financiële voorschriften.
Naleving van nalevingsaudits begint met het toegang geven aan auditors tot verschillende functionarissen en medewerkers van de organisatie. Dit houdt in dat de verantwoordelijken, zoals managers, supervisors en bedrijfsfunctionarissen, beschikbaar zijn voor interviews over bedrijfspraktijken en processen. Nalevingsauditors kunnen toegang tot medewerkers op alle niveaus nodig hebben om ervoor te zorgen dat processen worden gebruikt zoals gerapporteerd. Toegang tot werknemers moet privé plaatsvinden zonder tussenkomst van supervisors, managers of andere werknemers om ervoor te zorgen dat auditors nauwkeurige en waarheidsgetrouwe informatie ontvangen.
Toegang bieden tot contractuele documenten is een andere manier om te voldoen aan auditprocedures. Contractuele documenten die beschikbaar moeten zijn, omvatten documenten met betrekking tot managementverantwoordelijkheden, eigendom van het bedrijf en eventuele bedrijfsprocedures of -processen. Een ander onderdeel van de nalevingsaudit omvat het evalueren van huidige werkwijzen en deze vergelijken met contractuele of gedocumenteerde bedrijfsprocessen om te helpen bij het identificeren van veiligheidsproblemen.
Financiële audits vereisen dat bedrijven auditors toegang geven tot alle relevante financiële gegevens. Om te voldoen aan auditprocedures, moeten bedrijven bereid zijn om documenten met betrekking tot belastingen, balansoverzichten, grootboekboekingen en loonlijst over te dragen. Andere documenten die nodig zijn om een financiële audit te voltooien, zijn bankafschriften, chequeregisters en een lijst met onbetaalde ziekteverlof en vakantietijd.
Contracten en andere documentatie met betrekking tot het bedrijf zullen ook nodig zijn om te helpen bij het naleven van auditprocedures. Dit kunnen huur- en leaseovereenkomsten zijn, evenals leverancierscontracten. Andere documentatie die aan auditors moet worden verstrekt, omvat een lijst van bestuursleden, eventuele besluiten en notulen van de laatste bestuursvergaderingen.
Een grote verscheidenheid aan extra papierwerk en documentatie kan ook worden aangevraagd tijdens een financiële audit. Degenen die de auditprocedures willen naleven, moeten bereid en bereid zijn om personeelsdossiers, kopieën van eerdere audits en wettelijke rekeningen te produceren. Auditors kunnen ook kopieën vragen van betaalde en onbetaalde facturen van leveranciers of overzichten met betrekking tot kleine contanten.