Jak postępować zgodnie z procedurami audytu?
Firmy muszą upewnić się, że robią wszystko, co możliwe, aby zachować zgodność z procedurami audytu. W przypadku audytów zgodności obejmuje to również możliwość rozmowy z audytorami, zapewnienie dostępu do dokumentów umownych oraz umożliwienie audytorom kontroli różnych procesów biznesowych. Osoby, które chcą zachować zgodność z audytami finansowymi, muszą zapewnić dostęp do danych księgowych i finansowych, umów i akt osobowych.
Audyty są sposobem na sprawdzenie praktyk i działań firmy. Mogą być oparte na zgodności lub finansowe. Audyty zgodności koncentrują się na faktycznym funkcjonowaniu firmy, w tym na praktykach i procesach biznesowych. Audyt finansowy koncentruje się zamiast tego na przestrzeganiu przez spółkę standardów rachunkowości i przepisów finansowych.
Zgodność z audytami zgodności rozpoczyna się od umożliwienia audytorom dostępu do różnych urzędników i pracowników organizacji. Obejmuje to upewnienie się, że osoby odpowiedzialne, takie jak kierownicy, przełożeni i dyrektorzy firmy, są dostępne na rozmowy dotyczące praktyk i procesów biznesowych. Audytorzy zgodności mogą wymagać dostępu do pracowników na wszystkich poziomach, aby upewnić się, że procesy są stosowane zgodnie z raportem. Dostęp do pracowników będzie musiał odbywać się prywatnie, bez ingerencji przełożonych, kierowników lub innych pracowników, aby zapewnić, że audytorzy otrzymają dokładne i zgodne z prawdą informacje.
Zapewnienie dostępu do dokumentów umownych jest innym sposobem na przestrzeganie procedur badania. Dokumenty umowne, które powinny być dostępne, obejmują dokumenty związane z obowiązkami zarządczymi, własnością spółki oraz wszelkimi procedurami i procesami biznesowymi. Kolejna część audytu zgodności obejmuje przegląd bieżących praktyk i porównanie ich z umownymi lub udokumentowanymi procesami biznesowymi, aby pomóc zidentyfikować obawy dotyczące bezpieczeństwa.
Audyty finansowe wymagają od firm zapewnienia audytorom dostępu do wszystkich istotnych danych finansowych. Aby zachować zgodność z procedurami audytu, firmy powinny być przygotowane na przekazywanie dokumentów związanych z podatkami, wyciągami z salda, zapisami księgowymi i listami płac. Inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia audytu finansowego obejmują wyciągi bankowe, rejestry czekowe oraz wykaz niezapłaconych dni choroby i urlopu.
Konieczne będą również umowy i inna dokumentacja związana z działalnością, aby zachować zgodność z procedurami audytu. Może to obejmować umowy najmu i dzierżawy, a także umowy z dostawcą. Inna dokumentacja, którą należy dostarczyć audytorom, zawiera listę członków zarządu, wszelkie uchwały oraz protokoły z ostatnich posiedzeń zarządu.
Podczas audytu finansowego można również poprosić o wiele dodatkowych dokumentów i dokumentacji. Ci, którzy chcą przestrzegać procedur audytu, powinni być gotowi i chętni do okazania akt osobowych, kopii wcześniejszych audytów i rachunków prawnych. Audytorzy mogą również zażądać kopii płatnych i niezapłaconych faktur od dostawców lub wyciągów związanych z drobną gotówką.