Hoe schrijf ik een vrijstellingsbrief?
Er zijn een aantal situaties waarin een persoon een vrijstellingsbrief moet schrijven. Een vrijstellingsbrief kan bijvoorbeeld nodig zijn om uit te leggen waarom een belastingplichtige is vrijgesteld van het betalen van bepaalde lokale, provinciale of federale belastingen. Bovendien kan een vrijstellingsbrief nodig zijn om een vrijstelling van wettelijk verplichte vaccinaties of andere wettelijke vereisten waaraan een persoon een geldige reden voor niet-naleving heeft, wettelijk te laten gelden. Hoewel elke situatie enigszins andere informatie kan vereisen, zal het formaat van een vrijstellingsbrief grotendeels hetzelfde zijn, ongeacht het beoogde gebruik. De brief moet elementaire identificatiegegevens bevatten, een uitleg van de wettelijke verplichting en reden voor vrijstelling, en duidelijk vermelden dat de schrijver aanspraak maakt op de vrijstelling.
Wanneer u een vrijstellingsbrief schrijft, moet u ervoor zorgen dat de correspondentie is gericht aan de juiste persoon of instantie. Belastingagentschappen kunnen bijvoorbeeld veel verschillende kantoren en adressen hebben die correspondentie met de belastingbetaler ontvangen. Een eenvoudig telefoontje moet het juiste postadres en de naam van de persoon aan wie de brief moet worden gericht, beveiligen.
De brief zelf moet de relevante informatie van de schrijver bevatten, zo niet op briefhoofd, zoals naam, adres en e-mailadres of telefoonnummer. Nadat de brief correct is geadresseerd, moet in de brief worden vermeld waarnaar deze verwijst, zoals 'vrijstelling van omzetbelasting' of 'vrijstelling van vaccinatie'. Er moet ook een identificatienummer van de belastingplichtige of een sofi-nummer worden verstrekt, zodat de ontvanger weet op wiens administratie de vrijstelling van toepassing is.
In de hoofdtekst van een vrijstellingsbrief moet de schrijver aangeven wat de wettelijke verplichting is waarop hij of zij een vrijstelling aanvraagt. Als de wettelijke verplichting bijvoorbeeld is om omzetbelasting te betalen, moet de auteur van de brief erkennen dat deze verplichting het onderwerp is van de brief en dus van de vrijstelling. Na te hebben verklaard wat de wettelijke verplichting is, moet de schrijver uitleggen waarom hij of zij recht heeft op een vrijstelling van de verplichting. Indien mogelijk moet de auteur een verwijzing opnemen naar een juridische bron die hem of haar recht geeft op de vrijstelling.
Naast een verklaring van de wettelijke verplichting en de reden waarom de schrijver denkt dat hij of zij recht heeft op de vrijstelling, moet in de brief duidelijk worden vermeld dat de schrijver aanspraak maakt op de vrijstelling. Als de vrijstelling voor een minderjarige geldt, zoals in het geval van de vaccinatieverplichting, moet de schrijver de naam van het kind, de relatie tot het kind vermelden en de ouderlijke vrijstelling om bijvoorbeeld religieuze redenen claimen. Door de vrijstelling in een eenvoudige zin aan het einde van de brief te vermelden, moet de lezer duidelijk zijn dat de auteur de vrijstelling claimt.