Hvordan skriver jeg et fritagelsesbrev?
Der er en række situationer, hvor en person muligvis har brug for at skrive et fritagelsesbrev. For eksempel kan der være behov for et fritagelsesbrev for at forklare, hvorfor en skatteyder er fritaget for at betale visse lokale, statslige eller føderale skatter. Derudover kan der være behov for et fritagelsesbrev for lovligt at hævde en fritagelse for lovligt krævede vaccinationer eller andre juridiske krav, som en person har en gyldig grund til manglende overholdelse. Selvom hver situation kan kræve lidt forskellige oplysninger, vil formatet for et fritagelsesbrev i vid udstrækning være det samme uanset dens tilsigtede anvendelse. Brevet skal omfatte grundlæggende identificerende oplysninger, en forklaring af den juridiske forpligtelse og grund til fritagelse og tydeligt oplyse, at forfatteren hævder fritagelsen.
Når man skriver et fritagelsesbrev, er det første skridt at sikre, at korrespondancen er rettet til den relevante person eller agentur. Skatteagenturer, for eksempel, kan have mange forskellige kontorer og adresser, der er RECEiv skatteyderkorrespondance. Et simpelt telefonopkald skal sikre den rette postadresse og navn på den person, som brevet skal adresseres, hvis det er relevant.
Selve brevet skal indeholde forfatterens relevante oplysninger, hvis ikke på brevhoved, såsom navn, adresse og e-mail-adresse eller telefonnummer. Efter korrekt adressering af det, skal brevet angive, hvad det henvises til, såsom "fritagelse for omsætningsafgift" eller "fritagelse for vaccination." Et skatteyderes identifikationsnummer eller personnummer skal også leveres, så modtageren ved, hvis poster er påvirket af fritagelsen.
Inden for et fritagelsesbrev skal forfatteren angive, hvad den juridiske forpligtelse er, som han eller hun hævder en fritagelse for. For eksempel, hvis den juridiske forpligtelse er at betale omsætningsafgift, skal forfatteren af brevet anerkende, at denne forpligtelse er SUBjeder af brevet og derfor undtagelsen. Efter at have anført, hvad den juridiske forpligtelse er, skal forfatteren forklare, hvorfor han eller hun har ret til en undtagelse fra forpligtelsen. Hvis det er muligt, skal forfatteren omfatte en henvisning til en juridisk kilde, der giver ham ret til fritagelsen.
Sammen med at forklare den juridiske forpligtelse og grunden til, at forfatteren mener, at han eller hun har ret til fritagelsen, skal brevet helt klart oplyse, at forfatteren hævder fritagelsen. Hvis undtagelsen er for en mindreårig, som i tilfælde af forpligtelse til at vaccinere, skal forfatteren indeholde navnet på barnet, forholdet til barnet og hævde for eksempel forældrenes fritagelse af religiøse grunde. At angive fritagelsen i en simpel sætning i slutningen af brevet skulle gøre det klart for læseren, at forfatteren hævder fritagelsen.