Hvordan skriver jeg et fritagelsesbrev?
Der er en række situationer, hvor en person muligvis har brug for at skrive et fritagelsesbrev. For eksempel kan et undtagelsesbrev være nødvendigt for at forklare, hvorfor en skatteyder er fritaget for at betale visse lokale, statslige eller føderale skatter. Derudover kan et undtagelsesbrev være nødvendigt for lovligt at gøre gældende en undtagelse fra lovligt krævede vaccinationer eller andre juridiske krav, som en person har en gyldig grund til manglende overholdelse af. Selv om hver situation muligvis kræver lidt forskellige oplysninger, vil formularen for et fritagelsesbrev stort set være det samme uanset det tilsigtede brug. Brevet skal indeholde grundlæggende identificerende oplysninger, en forklaring af den retlige forpligtelse og grunden til fritagelse og klart angive, at forfatteren hævder fritagelsen.
Når du skriver et fritagelsesbrev, er det første skridt at sikre, at korrespondancen er rettet til den relevante person eller agentur. Skattebyråer kan for eksempel have mange forskellige kontorer og adresser, der modtager korrespondent for skatteyderne. Et simpelt telefonopkald skal sikre den korrekte postadresse og navn på den person, hvortil brevet skal adresseres, hvis det er relevant.
Brevet selv skal indeholde forfatterens relevante oplysninger, hvis ikke på brevhoved, som navn, adresse og e-mail-adresse eller telefonnummer. Efter korrekt adressering af det, skal der i brevet anføres, hvad det refererer til, såsom "momsfritagelse" eller "fritagelse for vaccination." Der skal også gives et skatteydernes identifikationsnummer eller socialsikkerhedsnummer, så modtageren ved, hvis poster er berørt af undtagelsen.
Inden for kroppen af et fritagelsesbrev skal forfatteren oplyse, hvad den juridiske forpligtelse er, som han eller hun kræver en fritagelse. For eksempel, hvis den juridiske forpligtelse er at betale omsætningsafgift, skal forfatteren af brevet erkende, at denne forpligtelse er genstand for brevet og derfor undtagelsen. Efter at have oplyst, hvad den juridiske forpligtelse er, skal forfatteren forklare, hvorfor han eller hun har ret til en fritagelse fra forpligtelsen. Hvis det er muligt, bør forfatteren medtage en henvisning til en juridisk kilde, der giver ham eller hende ret til fritagelsen.
Sammen med at forklare den juridiske forpligtelse og grunden til, at forfatteren mener, at han eller hun har ret til fritagelsen, bør det i brevet klart fremgå, at forfatteren hævder fritagelsen. Hvis fritagelsen gælder for en mindreårig, som i tilfælde af vaccinationsforpligtelsen, skal forfatteren medtage navnet på barnet, forholdet til barnet og hævde forældrenes fritagelse af religiøse grunde. At angive undtagelsen i en simpel sætning i slutningen af brevet bør gøre det klart for læseren, at forfatteren hævder fritagelsen.