Hvad er automatisk bogføring?

Automatiseret bogføring er en tilgang til at opretholde ajourførte regnskabsposter ved hjælp af regnskabssoftware. Forretningssoftware af denne type er ofte konfigureret til at muliggøre let krydsning af tilgodehavender og gæld, hvilket fjerner behovet for at indtaste flere posteringer for at føre regnskabsmæssige poster i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper. Mange af de mere populære automatiserede regnskabssystemer kan tilpasses til behovene hos det firma, der køber softwaren, hvilket gør det muligt at oprette tilpassede rapporter såvel som gøre brug af standardrapportformaterne inkluderet i softwarepakken.

Processen med automatiseret bogføring kan spare meget tid, når du poster kreditter og debiteringer. I stedet for at skulle indtaste poster i forskellige bøger, som det er almindeligt med mere traditionelle metoder, er de fleste regnskabssoftwarepakker strukturerede for at tillade manuel indtastning af transaktionen i et felt på en side. Derefter relaterer softwaren transaktionen automatisk til alle andre relevante poster i softwarepakken. Når transaktionen er indtastet, vil dataene blive inkluderet i enhver genereret rapport, der er struktureret til at dække datoen for denne post.

Sammen med at forenkle processen med manuel indtastning af data i et automatiseret regnskabssystem kan mange bogføringssoftwarepakker knyttes til kreditkort- og bankkonti. Ved at bruge grænsefladen, der er indbygget i softwaren, kan betalinger overføres til leverandører og automatisk anvendes til den relevante leverandørkonto og fakturanummer i regnskabsposterne. Samtidig kan kunder overføre en online betaling via links, som systemet inkluderer med alle elektroniske fakturaer, der distribueres til disse klienter. Ved at bruge linket til at indsende betaling, modtager softwaren automatisk betalingen, poster den til det korrekte kundekonto og fakturanummer, og dirigerer derefter betalingen til den bankkonto, der er angivet af slutbrugeren.

I dag betragtes automatiseret regnskab som en grundlæggende komponent i de fleste virksomhedsressourcer eller ERP-strategier. De sikre funktioner og tidsbesparelser kan øge effektiviteten af ​​regnskabsteamet. Derudover inkluderer regnskabssoftwaren funktioner, der tillader generering og distribution af elektroniske fakturaer til kunderne, er et ekstremt effektivt værktøj. Brug af disse funktioner gør det muligt at modtage betalinger på kort tid, enten fordi kunden er i stand til at godkende betalingen og sende en check på mindre tid, eller fordi han eller hun bruger muligheden for at indsende en elektronisk betaling. I begge tilfælde drager virksomheden fordel af en stigning i indtægterne på sine tilgodehavender på kort tid, hvilket giver virksomheden adgang til mere kontanter i hånden til at styre den daglige drift.