Vad är automatiserad redovisning?

Automatiserad redovisning är en metod för att hålla uppdaterade bokföringsregister med hjälp av redovisningsprogramvara. Företags mjukvara av denna typ är ofta konfigurerad för att möjliggöra enkel korsbokning av fordringar och leverantörsskulder, vilket eliminerar behovet av att ange flera inlägg för att hålla bokföringsregister i enlighet med allmänt accepterade redovisningsprinciper. Många av de mer populära automatiserade redovisningssystemen kan anpassas för att passa företagets behov som köper programvaran, vilket gör det möjligt att skapa anpassade rapporter samt använda sig av standardrapportformaten som ingår i programvarupaketet.

Processen med automatiserad redovisning kan spara mycket tid vid bokföring av krediter och debiteringar. Istället för att behöva ange poster i olika böcker, som vanligt med mer traditionella metoder, är de flesta programvarupaket redovisade för att tillåta manuell inmatning av transaktionen i ett fält på en sida. Därifrån kopplar programvaran automatiskt transaktionen till alla andra relevanta poster i programvarupaketet. När transaktionen har skrivits in kommer informationen att inkluderas i alla rapporter som genereras som är strukturerade för att täcka datumet för posten.

Tillsammans med att förenkla processen att manuellt mata in data i ett automatiserat bokföringssystem kan många program för paket för bokföring kopplas till kreditkort och bankkonton. Genom att använda gränssnittet som är inbyggt i programvaran kan betalningar överföras till leverantörer och automatiskt tillämpas på rätt leverantörskonto och fakturanummer i redovisningsregistret. Samtidigt kan kunder överföra en online-betalning via länkar som systemet innehåller med alla elektroniska fakturor som distribueras till dessa kunder. Genom att använda länken för att skicka in betalning, mottar programvaran automatiskt betalningen, skickar den till rätt kundkonto och fakturanummer, och leder sedan betalningen till bankkontot som anges av slutanvändaren.

I dag anses automatiserad bokföring vara en grundkomponent i de flesta företagsresursplanering eller ERP-strategier. De säkra funktionerna och tidsbesparingarna kan öka effektiviteten hos redovisningsteamet. Dessutom innehåller bokföringsprogramvaran funktioner som gör att generering och distribution av elektroniska fakturor till kunderna är ett extremt effektivt verktyg. Att använda dessa funktioner gör det möjligt att ta emot betalningar på kort tid, antingen för att kunden kan godkänna betalningen och skicka en check på kortare tid, eller för att han eller hon använder alternativet för att skicka en elektronisk betalning. I båda scenariot drar företaget nytta av en ökning av intäkterna på sina fordringar på kort tid, vilket ger verksamheten tillgång till mer kontanter i handen för att hantera den dagliga verksamheten.