¿Qué es la contabilidad automatizada?
La contabilidad automatizada es un enfoque para mantener registros contables actualizados con la ayuda del software de contabilidad. El software comercial de este tipo a menudo está configurado para permitir una fácil publicación cruzada de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, eliminando la necesidad de ingresar múltiples publicaciones para mantener los registros contables de conformidad con los principios contables generalmente aceptados. Muchos de los sistemas de contabilidad automatizados más populares se pueden adaptar para satisfacer las necesidades de la compañía que compra el software, lo que hace posible crear informes personalizados, así como hacer uso de los formatos de informe estándar incluidos en el paquete de software.
El proceso de contabilidad automatizada puede ahorrar una gran cantidad de tiempo al publicar créditos y débitos. En lugar de tener que hacer entradas en diferentes libros, como es común con los métodos más tradicionales, la mayoría de los paquetes de software de contabilidad están estructurados para permitir la entrada manual de la transacción en un campo en una página. A partir de ahí, el software automáticoAlly relaciona la transacción con todos los demás registros relevantes dentro del paquete de software. Una vez que se ingrese la transacción, los datos se incluirán en cualquier informe generado que esté estructurado para cubrir la fecha de esa entrada.
Junto con la simplificación del proceso de ingresar datos manualmente en un sistema de contabilidad automatizado, muchos paquetes de software de contabilidad pueden vincularse a las cuentas de tarjetas de crédito y bancarios. Al utilizar la interfaz incorporada en el software, los pagos se pueden remitir a los proveedores y aplicarse automáticamente a la cuenta de proveedores apropiada y al número de factura dentro de los registros contables. Al mismo tiempo, los clientes pueden remitir un pago en línea a través de enlaces que el sistema incluye con cualquier factura electrónica distribuida a esos clientes. Al usar el enlace para enviar el pago, el software recibe automáticamente el pago, lo publica en la cuenta de cliente correcta y el número de factura, luego enruta el pago a la cuenta bancaria especificada por el usuario final.
Hoy, la contabilidad automatizada se considera un componente básico de la mayoría de las estrategias de planificación de recursos empresariales o ERP. Las características seguras y los ahorros de tiempo pueden aumentar en gran medida la eficiencia del equipo de contabilidad. Además, el software de contabilidad incluye características que permiten la generación y distribución de facturas electrónicas a los clientes es una herramienta extremadamente eficiente. El uso de esas características permite recibir pagos en un corto período de tiempo, ya sea porque el cliente puede aprobar el pago y enviar un cheque en menos tiempo, o porque él o ella usa la opción de enviar un pago electrónico. En cualquier escenario, la compañía se beneficia de un aumento de los recibos en sus cuentas por cobrar en un corto período de tiempo, dando al negocio acceso a más efectivo en la mano para administrar la operación diaria.