Wat is geautomatiseerde boekhouding?
Geautomatiseerde boekhouding is een benadering voor het bijhouden van actuele boekhoudgegevens met behulp van boekhoudsoftware. Zakelijke software van dit type wordt vaak geconfigureerd om een gemakkelijke overboeking van vorderingen en schulden mogelijk te maken, waardoor het niet meer nodig is om meerdere boekingen in te voeren om boekhoudkundige gegevens te houden in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes. Veel van de meer populaire geautomatiseerde boekhoudsystemen kunnen worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf dat de software koopt, waardoor het mogelijk is om aangepaste rapporten te maken en gebruik te maken van de standaard rapportindelingen die zijn opgenomen in het softwarepakket.
Het proces van geautomatiseerde boekhouding kan veel tijd besparen bij het boeken van credits en afschrijvingen. De meeste boekhoudsoftware-pakketten hoeven niet in verschillende boeken te worden ingevoerd, zoals gebruikelijk is bij meer traditionele methoden, zodat ze de transactie handmatig in één veld op één pagina kunnen invoeren. Van daaruit koppelt de software de transactie automatisch aan alle andere relevante records in het softwarepakket. Nadat de transactie is ingevoerd, worden de gegevens opgenomen in elk gegenereerd rapport dat is gestructureerd om de datum van die boeking te dekken.
Naast het vereenvoudigen van het handmatig invoeren van gegevens in een geautomatiseerd boekhoudsysteem, kunnen veel softwarepakketten voor boekhouding worden gekoppeld aan creditcard- en bankrekeningen. Met behulp van de interface die in de software is ingebouwd, kunnen betalingen worden overgemaakt aan leveranciers en automatisch worden toegepast op de juiste leveranciersaccount en factuurnummer in de boekhouding. Tegelijkertijd kunnen klanten een online betaling overmaken via links die het systeem bevat met elektronische facturen die aan die klanten worden gedistribueerd. Door de link te gebruiken om de betaling in te dienen, ontvangt de software de betaling automatisch, plaatst deze op de juiste klantaccount en factuurnummer en stuurt de betaling vervolgens naar de bankrekening die door de eindgebruiker is opgegeven.
Tegenwoordig wordt geautomatiseerde boekhouding beschouwd als een basiscomponent van de meeste enterprise resource planning of ERP-strategieën. De veilige functies en de tijdwinst kunnen de efficiëntie van het boekhoudteam aanzienlijk vergroten. Bovendien bevat de boekhoudsoftware functies waarmee elektronische facturen aan klanten kunnen worden gegenereerd en gedistribueerd, een uiterst efficiënte tool. Het gebruik van deze functies maakt het mogelijk om betalingen in een korte periode te ontvangen, hetzij omdat de klant de betaling kan goedkeuren en minder snel een cheque kan verzenden, of omdat hij of zij de optie gebruikt om een elektronische betaling in te dienen. In beide scenario's profiteert het bedrijf van een toename van de ontvangsten op zijn vorderingen in een korte tijd, waardoor het bedrijf toegang heeft tot meer contant geld om de dagelijkse bedrijfsvoering te beheren.