Co je automatizované účetnictví?
Automatizované účetnictví je přístup k vedení aktuálních účetních záznamů pomocí účetního softwaru. Obchodní software tohoto typu je často konfigurován tak, aby umožňoval snadné křížové účtování pohledávek a závazků, což vylučuje nutnost zadávat více účtování za účelem vedení účetních záznamů v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami. Mnoho populárnějších automatizovaných účetních systémů lze přizpůsobit tak, aby vyhovovaly potřebám společnosti, která software kupuje, což umožňuje vytvářet přizpůsobené zprávy a využívat standardní formáty sestav obsažené v softwarovém balíčku.
Proces automatizovaného účetnictví může ušetřit spoustu času při účtování kreditů a debetů. Většina účetních softwarových balíčků je namísto toho, aby bylo nutné provádět zápisy do různých knih, jak je běžné u tradičních metod, strukturována tak, aby umožňovala manuální zadávání transakcí do jednoho pole na jedné stránce. Odtud software automaticky propojí transakci se všemi ostatními relevantními záznamy v rámci softwarového balíčku. Jakmile je transakce zadána, budou data zahrnuta do každé vygenerované zprávy, která je strukturována tak, aby pokrývala datum této položky.
Spolu se zjednodušením procesu ručního zadávání dat do automatizovaného účetního systému lze k účetním kartám a bankovním účtům připojit mnoho účetních softwarových balíčků. Použitím rozhraní, které je součástí softwaru, mohou být platby zasílány prodejcům a automaticky aplikovány na příslušný účet dodavatele a číslo faktury v účetních záznamech. Současně mohou zákazníci uhradit online platbu prostřednictvím odkazů, které systém zahrnuje, s elektronickými fakturami distribuovanými těmto klientům. Použitím odkazu k odeslání platby software automaticky přijme platbu, zaúčtuje ji na správný zákaznický účet a číslo faktury a poté platbu přesměruje na bankovní účet určený koncovým uživatelem.
Dnes je automatizované účetnictví považováno za základní součást většiny strategií podnikových zdrojů nebo strategií ERP. Zabezpečené funkce a úspora času mohou výrazně zvýšit efektivitu účetního týmu. Účetní software navíc obsahuje funkce, které umožňují vytváření a distribuci elektronických faktur zákazníkům, je mimořádně účinným nástrojem. Použití těchto funkcí umožňuje přijímat platby v krátkém časovém období, buď proto, že zákazník je schopen platbu schválit a zaslat šek v kratším čase, nebo proto, že využívá možnost k odeslání elektronické platby. V obou scénářích společnost těží z nárůstu příjmů ze svých pohledávek za krátkou dobu, což dává podniku přístup k více hotovosti v ruce při řízení každodenního provozu.