Co je to automatizované účetnictví?
Automatizované účetnictví je přístup k udržování aktuálních účetních záznamů pomocí účetního softwaru. Obchodní software tohoto typu je často nakonfigurován tak, aby umožňoval snadné křížové vysílání pohledávek a závazků, což eliminuje potřebu zadat více příspěvků, aby se účetní záznamy v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami. Mnoho populárnějších automatizovaných účetních systémů lze přizpůsobit tak, aby vyhovovaly potřebám společnosti, která kupuje software, což umožňuje vytvářet přizpůsobené zprávy a využívat standardní formáty sestav zahrnutých do softwarového balíčku.
Proces automatizovaného účetnictví může při zveřejňování kreditů a debit ušetřit hodně času. Spíše než nutností přihlášek do různých knih, jak je běžné u tradičních metod, je většina účetních softwarových balíčků strukturována tak, aby umožňovala manuální zadání transakce do jednoho pole na jedné stránce. Odtud software automatickýAlly vztahuje transakci se všemi ostatními relevantními záznamy v softwarovém balíčku. Po zadání transakce budou údaje zahrnuty do jakékoli generované zprávy, která je strukturována tak, aby pokryla datum této položky.
Spolu se zjednodušením procesu ručního zadávání dat do automatizovaného účetního systému lze mnoho balíčků účetnictví pro účely účetnictví propojit s kreditními kartami a bankovními účty. Použitím rozhraní, které je zabudováno do softwaru, mohou být platby převedeny na dodavatele a automaticky aplikovány na příslušný účet dodavatele a číslo faktury v účetních záznamech. Zároveň mohou zákazníci vyvinout online platbu prostřednictvím odkazů, které systém zahrnuje s elektronickými faktury distribuovanými těmto klientům. Použitím odkazu k odeslání platby software automaticky obdrží platbu, zveřejňuje ji na správný zákaznický účet a číslo faktury, pak směruje platbu na bankovní účet určený koncovým uživatelem.
Dnes je automatizované účetnictví považováno za základní součást většiny strategií plánování podnikových zdrojů nebo ERP. Zabezpečené funkce a úspory času mohou výrazně zvýšit účinnost účetního týmu. Účetní software navíc zahrnuje funkce, které umožňují generování a distribuci elektronických faktur zákazníkům, je velmi efektivní nástroj. Použití těchto funkcí umožňuje přijímat platby v krátkém časovém období, buď proto, že zákazník je schopen schválit platbu a poslat šek za kratší dobu, nebo proto, že používá možnost předložit elektronickou platbu. V obou scénářích společnost těží ze zvýšení příjmů z jejích pohledávek v krátkém čase, což podniku umožňuje více hotovosti v ruce pro řízení každodenního provozu.