Hva er automatisert regnskap?

Automatisert regnskap er en tilnærming for å opprettholde oppdaterte regnskapsposter ved hjelp av regnskapsprogramvare. Bedriftsprogramvare av denne typen er ofte konfigurert for å tillate enkel krysspostering av fordringer og gjeld, og eliminerer behovet for å legge inn flere posteringer for å føre regnskapsmateriell i samsvar med godta regnskapsprinsipper. Mange av de mer populære automatiserte regnskapssystemene kan tilpasses behovene til selskapet som kjøper programvaren, noe som gjør det mulig å lage tilpassede rapporter i tillegg til å benytte seg av standardrapportformatene som er inkludert i programvarepakken.

Prosessen med automatisert regnskap kan spare mye tid når du legger ut kreditter og belastning. I stedet for å måtte legge inn oppføringer i forskjellige bøker, som det er vanlig med mer tradisjonelle metoder, er de fleste regnskapsprogramvarepakker strukturert for å tillate manuell oppføring av transaksjonen i ett felt på en side. Derfra relaterer programvaren transaksjonen automatisk til alle andre relevante poster i programvarepakken. Når transaksjonen er lagt inn, vil dataene bli inkludert i en rapport generert som er strukturert for å dekke datoen for oppføringen.

Sammen med å forenkle prosessen med å manuelt legge inn data i et automatisert regnskapssystem, kan mange bokføringsprogramvarepakker kobles til kredittkort- og bankkontoer. Ved å bruke grensesnittet som er innebygd i programvaren, kan betalinger overføres til leverandører og automatisk brukes på riktig leverandørkonto og fakturanummer i regnskapspostene. Samtidig kan kunder overføre en online betaling via lenker som systemet inkluderer med elektroniske fakturaer distribuert til disse kundene. Ved å bruke lenken for å sende inn betaling, mottar programvaren automatisk betalingen, poster den til riktig kundekonto og fakturanummer, og ruter deretter betalingen til bankkontoen som er spesifisert av sluttbrukeren.

I dag regnes automatisert regnskap som en grunnleggende komponent i de fleste virksomhetsressursplanlegging eller ERP-strategier. De sikre funksjonene og tidsbesparelsene kan øke effektiviteten til regnskapsteamet. I tillegg inkluderer regnskapsprogramvaren funksjoner som lar generering og distribusjon av elektroniske fakturaer til kundene være et ekstremt effektivt verktøy. Bruk av disse funksjonene gjør det mulig å motta betalinger på kort tid, enten fordi kunden er i stand til å godkjenne betalingen og sende en sjekk på kortere tid, eller fordi han eller hun bruker alternativet til å sende inn en elektronisk betaling. I begge tilfeller drar selskapet fordel av en økning i mottak på fordringene på kort tid, noe som gir virksomheten tilgang til mer penger i hånden for å styre den daglige driften.