Co to jest zautomatyzowana księgowość?
Zautomatyzowana księgowość to podejście do prowadzenia aktualnej dokumentacji księgowej za pomocą oprogramowania księgowego. Oprogramowanie biznesowe tego typu jest często konfigurowane w celu umożliwienia łatwego księgowania należności i zobowiązań, eliminując potrzebę wprowadzania wielu księgowań w celu prowadzenia dokumentacji księgowej zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości. Wiele bardziej popularnych automatycznych systemów księgowych można dostosować do potrzeb firmy, która kupuje oprogramowanie, umożliwiając tworzenie niestandardowych raportów, a także korzystanie ze standardowych formatów raportów zawartych w pakiecie oprogramowania.
Proces automatycznego księgowania może zaoszczędzić dużo czasu przy księgowaniu kredytów i poleceń zapłaty. Zamiast konieczności wprowadzania wpisów w różnych księgach, jak to ma miejsce w przypadku bardziej tradycyjnych metod, większość pakietów oprogramowania księgowego ma strukturę umożliwiającą ręczne wprowadzanie transakcji w jednym polu na jednej stronie. Stamtąd oprogramowanie automatycznie przypisuje transakcję do wszystkich innych odpowiednich zapisów w pakiecie oprogramowania. Po wprowadzeniu transakcji dane zostaną uwzględnione w każdym wygenerowanym raporcie, którego struktura obejmuje datę tego wpisu.
Oprócz uproszczenia procesu ręcznego wprowadzania danych do zautomatyzowanego systemu księgowego wiele pakietów oprogramowania księgowego można połączyć z kartami kredytowymi i kontami bankowymi. Korzystając z interfejsu wbudowanego w oprogramowanie, płatności mogą być przekazywane do dostawców i automatycznie stosowane do odpowiedniego konta dostawcy i numeru faktury w ewidencji księgowej. Jednocześnie klienci mogą przesłać płatność online za pośrednictwem łączy, które system zawiera wraz z wszelkimi fakturami elektronicznymi dystrybuowanymi do tych klientów. Korzystając z łącza do przesłania płatności, oprogramowanie automatycznie otrzymuje płatność, księguje ją na poprawnym koncie klienta i numerze faktury, a następnie kieruje płatność na konto bankowe określone przez użytkownika końcowego.
Obecnie zautomatyzowane rozliczanie jest uważane za podstawowy element większości strategii planowania zasobów przedsiębiorstwa lub strategii ERP. Bezpieczne funkcje i oszczędność czasu mogą znacznie zwiększyć wydajność zespołu księgowego. Ponadto oprogramowanie księgowe zawiera funkcje, które pozwalają na generowanie i dystrybucję faktur elektronicznych wśród klientów jest niezwykle wydajnym narzędziem. Korzystanie z tych funkcji umożliwia otrzymywanie płatności w krótkim czasie, albo dlatego, że klient może zatwierdzić płatność i wysłać czek w krótszym czasie, albo dlatego, że korzysta z opcji przesłania płatności elektronicznej. W każdym z tych przypadków firma korzysta ze wzrostu wpływów z należności w krótkim czasie, co daje przedsiębiorstwom dostęp do większej ilości gotówki w kasie w celu zarządzania codzienną działalnością.