Hur skriver jag ett undantagsbrev?
Det finns ett antal situationer där en person kan behöva skriva ett undantagsbrev. Till exempel kan ett undantagsbrev behövas för att förklara varför en skattebetalare är befriad från att betala vissa lokala, statliga eller federala skatter. Dessutom kan ett undantagsbrev krävas för att lagligen hävda ett undantag från juridiskt krävda vaccinationer eller andra juridiska krav som en person har ett giltigt skäl för att inte följa. Även om varje situation kan kräva något annorlunda information, kommer formatet på en undantagsbrev i stort sett att vara detsamma oavsett dess avsedda användning. Brevet bör innehålla grundläggande identifierande information, en förklaring av den rättsliga skyldigheten och anledningen till undantag och tydligt ange att författaren gör anspråk på undantaget.
När du skriver ett undantagsbrev är det första steget att se till att korrespondensen riktas till den berörda personen eller byrån. Skatteorgan kan till exempel ha många olika kontor och adresser som får skattebetalarnas korrespondens. Ett enkelt telefonsamtal bör säkerställa korrekt adress och namn på den person till vilken brevet ska adresseras, om det är lämpligt.
Brevet i sig bör innehålla författarens relevanta information, om inte på brevhuvud, till exempel namn, adress och e-postadress eller telefonnummer. Efter att ha tagit det ordentligt, bör det i brevet anges vad det hänvisar till, till exempel "undantag från försäljningsskatt" eller "undantag från vaccination." Ett skattebetalares identifikationsnummer eller personnummer bör också tillhandahållas så att mottagaren vet vilka register som påverkas av undantaget.
Inom ramen för ett undantagsbrev bör författaren ange vad den juridiska skyldigheten är som han eller hon kräver undantag. Till exempel, om den lagliga skyldigheten är att betala försäljningsskatt, bör författaren till brevet erkänna att denna skyldighet är föremål för brevet och därmed undantaget. Efter att ha angett vad den lagliga skyldigheten är, bör författaren förklara varför han eller hon har rätt till ett undantag från skyldigheten. Om möjligt bör författaren inkludera en hänvisning till en juridisk källa som ger honom eller henne rätt till undantag.
Tillsammans med att förklara den lagliga skyldigheten och anledningen till att författaren anser att han eller hon har rätt till undantaget, brevet bör tydligt ange att författaren gör anspråk på undantaget. Om undantaget är för en minderårig, som i fallet med vaccinationen, måste författaren inkludera barnets namn, förhållande till barnet och till exempel föräldraundantaget av religiösa skäl. Att ange undantaget i en enkel mening i slutet av brevet bör göra det klart för läsaren att författaren gör anspråk på undantaget.