Hvordan skriver jeg et fritaksbrev?

Det er en rekke situasjoner der en person kan trenge å skrive dispensasjonsbrev. For eksempel kan det være nødvendig med et fritaksbrev for å forklare hvorfor en skattyter er fritatt for å betale visse lokale, statlige eller føderale skatter. I tillegg kan det være nødvendig med dispensasjonsbrev for å lovlig gjøre unntak fra lovlig påkrevde vaksinasjoner eller andre juridiske krav som en person har en gyldig grunn til manglende overholdelse av. Selv om hver situasjon kan kreve litt forskjellig informasjon, vil formatet på et fritaksbrev være stort sett det samme uansett beregnet bruk. Brevet skal inneholde grunnleggende identifiserende informasjon, en forklaring av den juridiske forpliktelsen og grunnen til fritak, og tydelig si at forfatteren hevder fritaket.

Når du skriver et fritaksbrev, er det første trinnet å sørge for at korrespondansen rettes til den aktuelle personen eller etaten. Skatteetater, for eksempel, kan ha mange forskjellige kontorer og adresser som mottar korrespondent for skattyter. En enkel telefonsamtale skal sikre riktig postadresse og navn på personen som brevet skal adresseres til, om nødvendig.

Brevet i seg selv skal inneholde forfatterens relevante informasjon, hvis ikke på brevpapir, for eksempel navn, adresse og e-postadresse eller telefonnummer. Etter å ha adressert det på riktig måte, bør det i brevet fremgå hva det er i referanse til, for eksempel "fritak for omsetningsskatt" eller "fritak for vaksinasjon." Et skattyterens identifikasjonsnummer eller personnummer skal også oppgis slik at mottakeren vet hvem postene er berørt av fritaket.

Innenfor et fritaksbrev skal forfatteren oppgi hva den juridiske plikten er som han eller hun krever krav på dispensasjon. For eksempel, hvis den juridiske forpliktelsen er å betale omsetningsavgift, bør forfatteren av brevet erkjenne at denne forpliktelsen er gjenstand for brevet og derfor unntaket. Etter å ha opplyst hva den juridiske forpliktelsen er, skal forfatteren forklare hvorfor vedkommende har rett til dispensasjon fra forpliktelsen. Hvis mulig, bør forfatteren inkludere en henvisning til en juridisk kilde som gir ham eller henne rett til fritak.

Sammen med å forklare den juridiske forpliktelsen og årsaken til at forfatteren mener at han eller hun har rett til fritaket, bør det i brevet tydelig fremgå at forfatteren hevder fritaket. Hvis fritaket er for en mindreårig, som i tilfelle av vaksinasjonsplikten, må forfatteren inkludere navnet på barnet, forholdet til barnet og hevde foreldrefritaket av religiøse grunner, for eksempel. Å angi fritaket i en enkel setning på slutten av brevet, bør gjøre det klart for leseren at forfatteren hevder fritaket.