Comment rédiger une lettre d'exemption?
Il existe un certain nombre de situations dans lesquelles une personne peut avoir besoin d'écrire une lettre d'exemption. Par exemple, une lettre d'exemption peut être nécessaire pour expliquer pourquoi un contribuable est exempté du paiement de certaines taxes locales, étatiques ou fédérales. En outre, une lettre d'exemption peut être nécessaire pour faire valoir légalement une exemption des vaccins obligatoires légalement ou d'autres exigences légales pour lesquelles une personne a un motif valable de ne pas se conformer. Bien que chaque situation puisse nécessiter des informations légèrement différentes, le format d’une lettre d’exemption sera sensiblement le même, quelle que soit l’usage auquel il est destiné. La lettre doit inclure des informations d'identification de base, une explication de l'obligation légale et le motif de l'exemption, et indiquer clairement que l'auteur demande l'exemption.
Lors de la rédaction d'une lettre d'exemption, la première étape consiste à s'assurer que la correspondance est adressée à la personne ou à l'organisme approprié. Les agences fiscales, par exemple, peuvent avoir de nombreux bureaux et adresses qui reçoivent la correspondance des contribuables. Un simple appel téléphonique devrait sécuriser l'adresse postale appropriée et le nom de la personne à qui la lettre devrait être adressée, le cas échéant.
La lettre elle-même doit contenir les informations pertinentes du rédacteur, si elles ne sont pas en-tête, telles que le nom, l'adresse, l'adresse électronique ou le numéro de téléphone. Après y avoir dûment répondu, la lettre devrait indiquer à quoi elle se réfère, telle que "exonération de la taxe de vente" ou "exonération de la vaccination". Un numéro d'identification du contribuable ou un numéro de sécurité sociale doit également être fourni pour que le destinataire sache quels sont les documents concernés par l'exemption.
Dans le corps d'une lettre d'exemption, l'auteur doit indiquer quelle est l'obligation juridique à laquelle il demande une exemption. Par exemple, si l'obligation légale est de payer la taxe de vente, l'auteur de la lettre devrait alors reconnaître que cette obligation fait l'objet de la lettre et, par conséquent, de l'exemption. Après avoir précisé quelle est l'obligation juridique, l'auteur devrait expliquer pourquoi il ou elle a droit à une exemption de l'obligation. Si possible, l'auteur doit mentionner la source juridique lui donnant droit à l'exemption.
En plus d'expliquer l'obligation légale et la raison pour laquelle l'auteur estime avoir droit à l'exemption, la lettre doit clairement indiquer que l'auteur demande l'exemption. Si l'exemption concerne un mineur, comme dans le cas de l'obligation de vacciner, l'auteur doit inclure le nom de l'enfant, le lien de parenté avec l'enfant et faire valoir l'exemption parentale pour des raisons religieuses, par exemple. Énoncer l’exemption dans une phrase simple à la fin de la lettre devrait indiquer clairement au lecteur que son auteur réclame l’exemption.