Wie schreibe ich ein Befreiungsschreiben?
Es gibt eine Reihe von Situationen, in denen eine Person möglicherweise ein Befreiungsschreiben schreiben muss. Beispielsweise kann ein Befreiungsschreiben erforderlich sein, um zu erklären, warum ein Steuerpflichtiger von der Zahlung bestimmter lokaler, staatlicher oder bundesstaatlicher Steuern befreit ist. Darüber hinaus kann ein Befreiungsschreiben erforderlich sein, um eine Befreiung von gesetzlich vorgeschriebenen Impfungen oder anderen gesetzlichen Anforderungen geltend zu machen, für die eine Person einen triftigen Grund für die Nichteinhaltung hat. Obwohl in jeder Situation geringfügig andere Informationen erforderlich sein können, bleibt das Format eines Freistellungsschreibens unabhängig von der beabsichtigten Verwendung weitgehend gleich. Das Schreiben sollte grundlegende Informationen zur Identifizierung, eine Erläuterung der rechtlichen Verpflichtung und einen Grund für die Befreiung enthalten und klar angeben, dass der Verfasser die Befreiung beansprucht.
Wenn Sie ein Befreiungsschreiben verfassen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die Korrespondenz an die entsprechende Person oder Agentur gerichtet ist. Beispielsweise können Steuerbehörden viele verschiedene Ämter und Adressen haben, an die die Korrespondenz mit dem Steuerzahler gerichtet ist. Ein einfacher Anruf sollte die richtige Postanschrift und gegebenenfalls den Namen der Person, an die der Brief gerichtet werden soll, enthalten.
Der Brief selbst sollte die relevanten Informationen des Autors enthalten, wenn nicht auf dem Briefkopf, wie Name, Adresse und E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Nach ordnungsgemäßer Bearbeitung sollte in dem Schreiben angegeben werden, worauf es sich bezieht, z. B. "Umsatzsteuerbefreiung" oder "Impfbefreiung". Eine Steueridentifikationsnummer oder Sozialversicherungsnummer sollte ebenfalls angegeben werden, damit der Empfänger weiß, wessen Aufzeichnungen von der Befreiung betroffen sind.
In einem Freistellungsschreiben sollte der Verfasser angeben, zu welcher rechtlichen Verpflichtung er eine Freistellung beantragt. Wenn beispielsweise die gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung der Umsatzsteuer besteht, sollte der Verfasser des Schreibens anerkennen, dass diese Verpflichtung Gegenstand des Schreibens und daher der Befreiung ist. Nach Angabe der gesetzlichen Verpflichtung sollte der Verfasser erklären, warum er Anspruch auf eine Befreiung von der Verpflichtung hat. Wenn möglich, sollte der Autor einen Verweis auf eine Rechtsquelle enthalten, die ihn oder sie zur Befreiung berechtigt.
Neben der Erläuterung der rechtlichen Verpflichtung und des Grundes, aus dem der Verfasser glaubt, Anspruch auf die Befreiung zu haben, sollte in dem Schreiben eindeutig angegeben werden, dass der Verfasser die Befreiung beansprucht. Wenn die Befreiung für einen Minderjährigen gilt, wie im Fall der Impfpflicht, muss der Autor den Namen des Kindes und die Beziehung zum Kind angeben und die Befreiung der Eltern beispielsweise aus religiösen Gründen geltend machen. Die Angabe der Befreiung in einem einfachen Satz am Ende des Schreibens sollte dem Leser klar machen, dass der Autor die Befreiung beansprucht.