Jak napisać list zwolnienia?
Istnieje wiele sytuacji, w których osoba może potrzebować napisać list zwolnienia. Na przykład może być potrzebny list zwalniający, aby wyjaśnić, dlaczego podatnik jest zwolniony z płacenia określonych podatków lokalnych, stanowych lub federalnych. Ponadto, może być potrzebny list zwalniający, aby prawnie dochodzić zwolnienia z wymaganych prawem szczepień lub innych wymogów prawnych, wobec których dana osoba ma uzasadniony powód niezgodności. Chociaż każda sytuacja może wymagać nieco innych informacji, format listu zwolnienia będzie zasadniczo taki sam, niezależnie od jego przeznaczenia. Pismo powinno zawierać podstawowe informacje identyfikujące, wyjaśnienie prawnego obowiązku i przyczyny zwolnienia oraz jasno stwierdzać, że pisarz domaga się zwolnienia.
Pisząc list ze zwolnieniem, pierwszym krokiem jest upewnienie się, że korespondencja jest adresowana do odpowiedniej osoby lub agencji. Na przykład agencje podatkowe mogą mieć wiele różnych biur i adresów, które otrzymują korespondencję podatników. Proste połączenie telefoniczne powinno zabezpieczyć właściwy adres pocztowy i nazwisko osoby, do której list powinien być adresowany, w stosownych przypadkach.
Sam list powinien zawierać istotne informacje pisarza, jeśli nie na papierze firmowym, takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail lub numer telefonu. Po prawidłowym rozwiązaniu pismo powinno zawierać określenie, do którego się odnosi, takie jak „zwolnienie z podatku od sprzedaży” lub „zwolnienie ze szczepień”. Należy również podać numer identyfikacyjny podatnika lub numer ubezpieczenia społecznego, aby odbiorca wiedział, na czyje dane zwolnienie ma wpływ.
W treści listu o wyłączeniu pisarz powinien określić, jaki jest prawny obowiązek, względem którego żąda wyłączenia. Na przykład, jeżeli prawnym obowiązkiem jest zapłata podatku od sprzedaży, autor listu powinien potwierdzić, że obowiązek ten jest przedmiotem listu, a zatem zwolnienia. Po stwierdzeniu, jaki jest obowiązek prawny, pisarz powinien wyjaśnić, dlaczego ma prawo do zwolnienia z tego obowiązku. Jeśli to możliwe, autor powinien zamieścić odniesienie do legalnego źródła, które uprawnia go do zwolnienia.
Wraz z wyjaśnieniem obowiązku prawnego i powodu, dla którego pisarz uważa, że jest uprawniony do zwolnienia, list powinien jasno stwierdzać, że autor domaga się zwolnienia. Jeśli zwolnienie dotyczy osoby niepełnoletniej, jak w przypadku obowiązku szczepienia, pisarz musi podać imię dziecka, jego stosunek do dziecka i na przykład zastosować zwolnienie rodzicielskie ze względów religijnych. Podanie zwolnienia w prostym zdaniu na końcu listu powinno wyjaśnić czytelnikowi, że autor domaga się zwolnienia.