Wat zijn werkdocumenten in de financiële sector?

In de financiële wereld zijn werkdocumenten documenten die worden gemaakt tijdens het evaluatieproces van de financiële gegevens van een bedrijf of individu. Een boekhoudkundige die belast is met het onderzoeken van de boekhouding van een bedrijf, kan een reeds bestaande set papieren gebruiken als onderdeel van de middelen voor het doornemen van de boekhoudbescheiden, of de werkdocumenten voorbereiden als onderdeel van het auditproces. Veel rechtbanken en belastingkantoren over de hele wereld erkennen werkdocumenten als gezaghebbend en toelaatbaar als bewijsmateriaal tijdens een rechtszitting of een belastingcontrole.

De feitelijke inhoud van werkdocumenten zal enigszins variëren, afhankelijk van de aard van de onderneming, de boekhoudnormen die worden gebruikt voor de uitvoering van de controle en eventuele overheidsvoorschriften die moeten worden nageleefd tijdens de uitvoering van de controle. Enkele voorbeelden van items die routinematig worden opgenomen in werkdocumenten zijn transcripties van discussies over verschillende regelitems in de boekhouding, memo's, verschillende soorten schema's en beoordelingen van de toestand van de balans van de klant en de resultatenrekeningen voor de beschouwde periode. Alle items in de papers bieden een georganiseerde informatiebron ter ondersteuning van het oordeel dat uiteindelijk door de auditor wordt afgegeven.

Veel accountantskantoren gebruiken ook werkdocumenten om de kwaliteit van de werkzaamheden van de auditor te analyseren. De papers worden onderzocht op nauwkeurigheid, rangschikking van gegevens, aandacht voor details en zelfs de juistheid van de conclusies die de auditor heeft getrokken aan de hand van de informatie die is opgenomen in de werkdocumenten. Dit soort dubbele controle is nuttig, omdat de beoordelaar mogelijk vragen heeft over iets in de verzameling documenten of het eindoordeel van de auditor en om opheldering vraagt ​​voordat het oordeel daadwerkelijk wordt vrijgegeven.

Goed gearrangeerde werkdocumenten kunnen soms worden gebruikt als bewijs voor een rechtbank. Wanneer dit gebeurt, kan de auditor worden verzocht om de rechtbank uit te leggen wat de aard van de bevindingen is en hoe deze bevindingen van invloed waren op het oordeel dat hij of zij aan de cliënt heeft gegeven. Accountants die voor belastingbureaus werken, zullen ook vaak bestaande werkdocumenten opstellen of gebruiken als onderdeel van hun onderzoek bij het uitvoeren van willekeurige controles op belastingbetalers. In de meeste situaties is het uiteindelijke doel van de papieren om feitelijke gegevens te verstrekken over transacties die door het bedrijf of individu zijn uitgevoerd en om ervoor te zorgen dat er geen onregelmatigheden zijn in de boekhouding die door de belastingbetaler wordt bijgehouden.