W finansach, jakie są dokumenty robocze?
W świecie finansów dokumenty robocze to dokumenty tworzone w trakcie oceny dokumentacji finansowej firmy lub osoby fizycznej. Specjalista ds. Księgowości, którego zadaniem jest zbadanie księgowości firmy, może wykorzystać wcześniej istniejący zestaw dokumentów jako część zasobów do przeglądania dokumentacji księgowej lub przygotować dokumenty robocze w ramach procesu audytu. Wiele sądów i agencji podatkowych na całym świecie uznaje dokumenty robocze za wiarygodne i dopuszczalne jako dowód na rozprawie sądowej lub kontroli podatkowej.
Rzeczywista treść dokumentów roboczych będzie się nieco różnić, w zależności od charakteru działalności, standardów rachunkowości zastosowanych do przeprowadzenia audytu oraz wszelkich przepisów rządowych, których należy przestrzegać podczas trwania audytu. Niektóre przykłady pozycji, które są rutynowo zawarte w dokumentach roboczych, to transkrypcje dyskusji na temat różnych pozycji w dokumentacji księgowej, notatkach, różnych rodzajach harmonogramów oraz oceny stanu bilansu klienta i rachunku zysków i strat w rozważanym okresie. Wszystkie elementy zawarte w dokumentach stanowią zorganizowane źródło informacji na poparcie opinii ostatecznie wydanej przez audytora.
Wiele firm księgowych wykorzystuje również dokumenty robocze do analizy jakości pracy wykonanej przez audytora. Dokumenty są badane pod kątem dokładności, uporządkowania danych, dbałości o szczegóły, a nawet poprawności wniosków wyciągniętych przez audytora, z wykorzystaniem informacji zawartych w dokumentach roboczych. Ten rodzaj podwójnej kontroli jest pomocny, ponieważ recenzent może mieć pewne pytania dotyczące czegoś w zbiorze dokumentów lub ostatecznej opinii audytora i szukać wyjaśnień przed faktycznym wydaniem opinii.
Właściwie ułożone dokumenty robocze mogą czasem służyć jako dowód w sądzie. W takim przypadku biegły rewident może zostać wezwany do wyjaśnienia sądowi charakteru ustaleń i tego, w jaki sposób ustalenia te wpłynęły na opinię, którą przedstawił klientowi. Audytorzy, którzy pracują dla agencji podatkowych, często przeprowadzają lub wykorzystują istniejące dokumenty robocze w ramach dochodzenia podczas przeprowadzania losowych kontroli podatników. W większości sytuacji ostatecznym celem dokumentów jest dostarczenie faktycznych danych dotyczących transakcji przeprowadzanych przez przedsiębiorstwo lub osobę fizyczną oraz upewnienie się, że nie ma żadnych nieprawidłowości w dokumentacji księgowej prowadzonej przez podatnika.