En finance, que sont les documents de travail?
Dans le monde de la finance, les documents de travail sont des documents créés au cours du processus d’évaluation des enregistrements financiers d’une entreprise ou d’un particulier. Un professionnel de la comptabilité chargé d’examiner la comptabilité d’une entreprise peut utiliser un ensemble de documents préexistant dans le cadre des ressources permettant de consulter les livres de comptabilité ou préparer les documents de travail dans le cadre du processus d’audit. De nombreux tribunaux et agences fiscales du monde entier reconnaissent que les documents de travail font autorité et sont admissibles en tant que preuves lors d'une audience ou d'un contrôle fiscal.
Le contenu réel des documents de travail variera quelque peu en fonction de la nature de l'entreprise, des normes comptables utilisées pour la vérification et des réglementations gouvernementales à respecter pendant la vérification. Certains exemples d’éléments qui sont couramment inclus dans les documents de travail sont les transcriptions de discussions sur divers éléments de la comptabilité, des mémos, divers types d’annexes et des évaluations de l’état du bilan et des comptes de résultat du client pour la période considérée. Tous les éléments inclus dans les documents constituent une source d’information organisée pour étayer l’opinion finalement émise par le vérificateur.
De nombreux cabinets comptables utilisent également des documents de travail pour analyser la qualité du travail effectué par l'auditeur. Les documents sont examinés pour en vérifier l'exactitude, la disposition des données, l'attention portée aux détails et même l'exactitude des conclusions tirées par l'auditeur, à l'aide des informations fournies dans les documents de travail. Ce type de double vérification est utile car le réviseur peut avoir des questions concernant quelque chose dans la collection de documents ou l'opinion finale du vérificateur, et demander des éclaircissements avant la publication effective de cette opinion.
Des documents de travail correctement disposés peuvent parfois être utilisés comme preuve devant un tribunal. Lorsque cela se produit, l'auditeur peut être appelé à expliquer au tribunal la nature des conclusions et en quoi celles-ci ont affecté l'opinion qu'il a rendue au client. Les auditeurs qui travaillent pour des agences fiscales créent souvent ou utilisent également des documents de travail existants dans le cadre de leurs enquêtes lors de contrôles aléatoires des contribuables. Dans la plupart des situations, les documents ont pour objectif ultime de fournir des données factuelles sur les transactions effectuées par l'entreprise ou le particulier, et de s'assurer que la comptabilité tenue par le contribuable ne comporte aucune irrégularité.