En comptabilité, qu'est-ce que le contrôle interne?
Le contrôle interne est un système de règles et de procédures qu'une organisation établit pour assurer la fiabilité de ses rapports financiers, l'efficacité et l'efficience de ses opérations et sa conformité aux règles, réglementations et lois applicables. Les contrôles internes sont conçus et mis en œuvre non seulement par les directeurs de l'organisation, mais également par ses dirigeants et ses gestionnaires. Bien qu'ils soient conçus pour atteindre un certain nombre d'objectifs, les contrôles internes sont principalement axés sur les activités financières d'une organisation. Un système de contrôle interne correctement conçu dans les activités d'une entreprise peut éviter les erreurs de gestion et les abus de pouvoir, notamment les détournements de fonds, la fraude et le vol.
Une caractéristique communément admise du méfait est qu’elle fonctionne avec le plus de succès sous le voile du secret & emdash; moins il y a de gens qui en ont conscience, plus les chances de succès sont grandes. Plus il y a de personnes qui sont au courant, plus le risque d'échec ou de dissuasion est grand. Par exemple, il peut être relativement facile pour un commis aux comptes d'écrire des chèques frauduleux si une seule signature est requise, mais si deux sont nécessaires, le vol sera beaucoup plus difficile.
L'une des méthodes de contrôle interne les plus simples consiste donc à séparer les tâches des personnes impliquées dans des activités financières. La plupart des organisations, par exemple, exigent deux signatures sur les chèques, ou sur les chèques dépassant un certain montant, ce qui garantit que les chèques ne peuvent pas simplement être écrits par une personne à volonté. Lorsque les chèques sont imprimés à la machine ou par ordinateur, les personnes responsables de l’impression ne doivent pas les signer (ou appliquer des signatures mécaniques) & emdash; cet emploi devrait être confié à une autre personne. Lorsque les chèques sont libellés en paiement pour la réception des marchandises, les systèmes de contrôle interne devraient exiger qu'avant que le chèque de paiement soit écrit, la documentation de la réception de l'envoi soit comparée à la facture. Cette règle simple garantit que la personne responsable du paiement peut être raisonnablement certaine que les marchandises ont bien été reçues, même si le lieu de destination est très éloigné du bureau des finances. Si le chèque doit être signé par quelqu'un d'autre, il sera accompagné de toute la documentation, qui sera examinée avant la signature du chèque et transmise au vendeur.
Un élément impopulaire de nombreux systèmes de contrôle interne est l’interdiction des relations personnelles, y compris le mariage, entre les employés des départements des services financiers et d’autres départements. Si une relation personnelle se crée entre, par exemple, une personne du service des comptes fournisseurs et une personne de l’entrepôt, on devrait s’attendre à une démission et à la recherche d’un emploi ailleurs pour éviter même l’apparence d’une irrégularité.
Les sociétés ouvertes, ainsi que de nombreuses grandes sociétés privées, ont des contrôles internes qui exigent des audits périodiques par un cabinet comptable externe, ainsi que des départements d'audit interne chargés d'examiner régulièrement les transactions financières et autres opérations. Correctement effectués, ces audits internes et tiers vont examiner une société de manière approfondie, analysant ses procédures du point de vue du contrôle interne et explorant les transactions pour s'assurer qu'elles sont bien représentées.
Les systèmes de contrôle interne, bien que généralement compris comme étant de nature financière, ne se limitent pas aux activités financières, mais s’appliquent à d’autres domaines des activités d’une entreprise, afin de s’assurer qu’ils se déroulent comme prévu. Les départements «Contrôle de la qualité» et «Assurance de la qualité» sont des mécanismes de contrôle opérationnels qui garantissent que tout, de l'étiquetage aux scellés de sécurité, en passant par les ingrédients, correspond exactement à la représentation. Les mécanismes de contrôle des stocks aident à protéger l'entreprise des pertes causées par le chapardage et le personnel de sécurité éloigne le personnel non autorisé des installations, il dissuade également le chapardage.
Les procédures et pratiques de contrôle interne ont acquis une importance accrue aux États-Unis en 2002 avec la promulgation de la loi Sarbanes-Oxley intitulée «Réforme de la comptabilité des sociétés publiques et loi sur la protection des investisseurs». Adoptée en réponse à un certain nombre de scandales liés aux entreprises et à la comptabilité, elle a imposé une responsabilité beaucoup plus grande aux dirigeants de sociétés anonymes. Par exemple, les dirigeants d’entreprise signent régulièrement les rapports annuels de leur entreprise; Sarbanes-Oxley les tient personnellement responsables de leurs inexactitudes matérielles. Ces dirigeants sont donc davantage incités à mettre en place des systèmes de contrôle interne approfondis pour garantir la fiabilité de leurs rapports.