Co je interní kontrola v účetnictví?

Vnitřní kontrola je systém pravidel a postupů, který organizace zavádí, aby zajistila spolehlivost svého finančního výkaznictví, účinnost a efektivitu svých operací a soulad s příslušnými pravidly, předpisy a zákony. Interní kontroly jsou navrženy a implementovány nejen řediteli organizace, ale také jejím vedením a manažery. Přestože jsou interní kontroly zaměřeny především na finanční aktivity organizace, jsou určeny k dosažení řady cílů. Správně navržený systém vnitřní kontroly v provozech organizace může zabránit nesprávnému řízení a nesprávnému vyřízení, včetně zpronevěry, podvodů a krádeží.

Obyčejně chápaný rys vynechávání je ten, že funguje nejúspěšněji pod rouškou tajemství & emdash; čím méně lidí to ví, tím větší je pravděpodobnost úspěchu. Čím více lidí si je tedy vědomo, tím větší je pravděpodobnost selhání nebo odstrašení. Například pro účetníka může být poměrně snadné psát podvodné kontroly, pokud je vyžadován pouze jeden podpis, ale pokud jsou vyžadovány dva, je krádež mnohem obtížnější.

Jednou z nejjednodušších metod vnitřní kontroly je tedy oddělení povinností jednotlivců zapojených do finančních činností. Většina organizací například požaduje dva podpisy na šekech nebo na šekech, které přesahují určitou částku, což zajišťuje, že šeky nemohou být napsány jednou osobou podle přání. Pokud jsou kontroly tisknuty strojem nebo počítačem, osoby odpovědné za tisk kontroly by je neměly podepisovat (nebo používat mechanické podpisy) & emdash; tato práce by měla být přiřazena jiné osobě. Jsou-li šeky zapisovány jako platba za příjem zboží, měly by systémy vnitřní kontroly vyžadovat, aby před zapsáním platebního šeku byly doklady o přijetí zásilky porovnány s fakturou. Toto jednoduché pravidlo zajišťuje, že osoba odpovědná za provedení platby si může být přiměřeně jistá, že zboží bylo skutečně přijato v dobrém stavu, i když je přijímací místo daleko od finančního úřadu. Pokud šek musí být podepsán někým jiným, bude k němu přiložena veškerá dokumentace, která bude přezkoumána před podpisem šeku a předána prodejci.

Nepopulární součástí mnoha systémů vnitřní kontroly je zákaz osobních vztahů, včetně manželství, mezi zaměstnanci v oddělení finančních služeb a jiných oddělení. Pokud vznikne osobní vztah mezi, řekněme, někým v účetním oddělení a někým ve skladu, dá se očekávat, že rezignuje a najde zaměstnání jinde, aby zabránil i zdání nevhodnosti.

Veřejně vlastněné společnosti a mnoho velkých soukromých společností mají interní kontroly vyžadující pravidelné audity prováděné externí účetní společností, jakož i oddělení interního auditu pověřená pravidelným prověřováním finančních transakcí a dalších operací. Při řádném provedení budou tyto audity třetích stran a interní audity důkladně prověřovat společnost a analyzovat její postupy z hlediska vnitřní kontroly a zkoumání transakcí, aby bylo zajištěno, že jsou zastoupeny stejně.

Systémy vnitřní kontroly, i když jsou běžně chápány jako finanční, se neomezují pouze na finanční činnosti, ale vztahují se i na další oblasti činnosti společnosti, aby se zajistilo, že se budou skutečně konat podle očekávání. Oddělení „kontroly kvality“ a „zajišťování kvality“ jsou mechanismy provozní kontroly, které zajišťují, aby vše od označení přes bezpečnostní pečeti až po přísady bylo přesně stejné. Mechanismy kontroly zásob pomáhají chránit společnost před ztrátou v důsledku loupeže a bezpečnostní pracovníci nejen chrání nepovolané osoby mimo zařízení, ale odrazují i ​​odcizení.

Postupy a postupy vnitřní kontroly získaly ve Spojených státech v roce 2002 větší význam díky přijetí zákona Sarbanes-Oxley, nazvaného „Reforma účetnictví veřejných společností a zákon o ochraně investorů“. Byl přijat v reakci na řadu podnikových a účetních skandálů a kladl mnohem vyšší míru odpovědnosti na vedoucí pracovníky veřejně vlastněných korporací. Například vedení společnosti rutinně podepisuje výroční zprávy svých společností; Sarbanes-Oxley je osobně zodpovídá za své materiální nepřesnosti. Tito vedoucí pracovníci tak mají zvláštní pobídku k zavedení důkladných systémů vnitřní kontroly, aby byla zajištěna spolehlivost jejich zpráv.