Hvad er intern kontrol?
Intern kontrol er et system med regler og procedurer, som en organisation etablerer for at sikre pålideligheden af sin økonomiske rapportering, effektiviteten af sine operationer og dens overholdelse af gældende regler, forskrifter og love. Intern kontrol udtænkes og implementeres ikke kun af organisationens direktører, men også dens ledelse og ledere. Selvom de er designet til at nå en række mål, er intern kontrol primært rettet mod en organisations økonomiske aktiviteter. Et korrekt designet system med intern kontrol i en organisations operationer kan forhindre misforvaltning og misfeasance, herunder underslag, svig og tyveri.
Et almindeligt forstået træk ved misfeasance er, at det fungerer bedst med succes under et hemmelighedsslør & emdash; jo færre mennesker, der er opmærksomme på det, jo større er sandsynligheden for succes. Jo flere mennesker der er opmærksomme på, desto større er sandsynligheden for enten fiasko eller afskrækkelse. F.eks. Kan det være relativt let for en bogholder at skrive falske kontroller, hvis der kun kræves en underskrift, men hvis der kræves to, gør det tyveriet meget vanskeligere.
En af de enkleste metoder til intern kontrol er derefter adskillelsen af pligter for personer, der er involveret i finansielle aktiviteter. De fleste organisationer kræver for eksempel to underskrifter på kontroller eller på kontroller, der overstiger et bestemt beløb, hvilket sikrer, at kontroller ikke blot kan skrives af en person efter eget ønske. Når kontroller udskrives i maskine eller computere, skal de, der er ansvarlige for udskrivning af checken, ikke underskrive dem (eller anvende mekaniske underskrifter) & emdash; dette job skal tildeles en anden person. Når der skrives check i betaling for modtagelse af varer, skal interne kontrolsystemer kræve, at dokumentationen for forsendelsens kvittering matches med fakturaen, før betalingskontrollen skrives. Denne enkle regel sikrer, at den person, der er ansvarlig for betaling, kan være rimelig sikker på, at varerne faktisk er blevet modtaget i god stand, selvom modtagerstedet er fjernet fra finanskontoret. Hvis kontrollen skal underskrives af en anden, ledsages den af al dokumentation, der gennemgås, før kontrollen underskrives og sendes til sælgeren.
En upopulær komponent i mange interne kontrolsystemer er forbuddet mod personlige forhold, herunder ægteskab, mellem ansatte i afdelingerne for finansielle tjenester og andre afdelinger. Hvis der opstår et personligt forhold mellem f.eks. Nogen i afdelingen for regnskabsafvikling og nogen på lageret, ville man forventes at fratræde og finde beskæftigelse et andet sted for at afværge tilsyneladende uretmæssighed.
Offentligt ejede virksomheder og mange store privatejede virksomheder har intern kontrol, som kræver periodisk revision af et eksternt regnskabsfirma, såvel som interne revisionsafdelinger, der har til opgave at regelmæssigt gennemgå finansielle transaktioner og andre operationer. Korrekt udført vil disse tredjeparts- og internrevisioner undersøge et selskab grundigt og analysere dets procedurer med hensyn til intern kontrol og udforske transaktioner for at sikre, at de er som repræsenteret.
Selv om systemer med intern kontrol ofte forstås som finansielle karakter ikke er begrænset til finansielle aktiviteter, men udvides til andre områder af en virksomheds aktiviteter, for at sikre, at de faktisk finder sted som forventet. Afdelinger for ”kvalitetskontrol” og ”kvalitetssikring” er operationelle kontrolmekanismer, der arbejder for at sikre, at alt fra mærkning til sikkerhedsforsegling til ingredienser er nøjagtigt som repræsenteret. Lagerkontrolmekanismer hjælper med at beskytte virksomheden mod tab på grund af pilferage, og sikkerhedspersonale holder ikke kun uautoriseret personale væk fra en facilitet, de afskrækker pilferage.
Procedurer og praksis for intern kontrol fik større betydning i USA i 2002 med vedtagelsen af Sarbanes-Oxley Act, med titlen "Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act." Vedtaget som svar på en række virksomheds- og regnskabsskandaler placerede det en langt større grad af ansvarlighed over for ledere i offentligt ejede selskaber. For eksempel underskriver virksomhedsledere rutinemæssigt deres virksomheds årsrapporter; Sarbanes-Oxley holder dem personligt ansvarlige for deres materielle unøjagtigheder. Disse ledere har således et ekstra incitament til at implementere grundige systemer med intern kontrol for at sikre deres rapporteres pålidelighed.