Co to jest kontrola wewnętrzna?
Kontrola wewnętrzna jest systemem zasad i procedur, które organizacja ustanawia w celu zapewnienia wiarygodności sprawozdawczości finansowej, skuteczności i wydajności działalności oraz zgodności z obowiązującymi zasadami, przepisami i przepisami. Kontrole wewnętrzne są opracowywane i wdrażane nie tylko przez dyrektorów organizacji, ale także jej przywództwo i menedżerowie. Chociaż są one zaprojektowane w celu osiągnięcia szeregu celów, kontrole wewnętrzne są ukierunkowane przede wszystkim na działalność finansową organizacji. Właściwie zaprojektowany system kontroli wewnętrznej w operacjach organizacji może zapobiec niewłaściwemu zarządzaniu i niewłaściwemu, w tym defraudacji, oszustwie i kradzieży.
Powszechnie rozumianą cechą błędu jest to, że działa ona najbardziej z powodzeniem pod zasłoną sekrety i emdash; Im mniej ludzi, którzy są tego świadomi, tym większe prawdopodobieństwo sukcesu. Im więcej osób, które są świadomi, tym większe prawdopodobieństwo niepowodzenia lub odstraszania.Na przykład księgowi może być stosunkowo łatwo napisać fałszywe kontrole, jeśli wymagany jest tylko jeden podpis, ale jeśli wymagane są dwa, sprawia, że kradzież jest znacznie trudniejsza.
Jedną z najprostszych metod kontroli wewnętrznej jest zatem segregacja obowiązków osób zaangażowanych w działalność finansową. Na przykład większość organizacji wymaga dwóch podpisów w czekach lub w czekach przekraczających określoną kwotę, która zapewnia, że kontrole nie mogą być po prostu napisane przez jedną osobę. Gdy kontrole są komputerowe lub komputerowe, osoby odpowiedzialne za drukowanie czeku nie powinny ich podpisywać (ani stosować sygnatury mechaniczne) & emdash; Praca ta powinna być przypisana innej osobie. Gdy czeki są zapisane w płatności za otrzymanie towarów, systemy kontroli wewnętrznej powinny wymagać, aby przed zapisaniem czeku płatności dokumentacja paragonu przesyłki była dopasowana do the faktura. Ta prosta zasada zapewnia, że osoba odpowiedzialna za dokonanie płatności może być dość pewna, że towary faktycznie zostały odebrane w dobrym stanie, nawet jeśli lokalizacja odbierająca jest daleka od biura finansowego. Jeśli kontrola musi zostać podpisana przez kogoś innego, towarzyszy jej cała dokumentacja, która zostanie sprawdzona przed podpisaniem i przesłaniem do dostawcy.
Niepopularnym elementem wielu systemów kontroli wewnętrznej jest zakaz relacji osobistych, w tym małżeństwa, między pracownikami działów usług finansowych a innymi działami. Jeśli pojawi się osobisty związek między, powiedzmy, ktoś z działu płatnego rachunku a kimś w magazynie, można się spodziewać, że zrezygnuje i znajdzie zatrudnienie w innym miejscu, aby zapobiec nawet pojawieniu się niewłaściwości.
Publicznie spółki i wiele dużych firm prywatnych, mają kontrolę wewnętrzną wymagającą okresowych audytów przez zewnętrzne ACLicząc firma, a także działy audytu wewnętrznego odpowiedzialne za regularne przeglądanie transakcji finansowych i innych operacji. Prawidłowo przeprowadzane, te audyty zewnętrzne i wewnętrzne dokładnie zbadają firmę, analizując jej procedury z perspektywy kontroli wewnętrznej i badanie transakcji, aby upewnić się, że są one reprezentowane.
Systemy kontroli wewnętrznej, choć powszechnie rozumiane jako charakter finansowy, nie są ograniczone do działań finansowych, ale obejmują inne obszary działalności firmy, aby zapewnić, że faktycznie odbywają się zgodnie z oczekiwaniami. Wydziały „Kontrola jakości” i „Zapewnienie jakości” to mechanizmy kontroli operacyjnej, które działają, aby zapewnić, że wszystko, od etykietowania za uszczelki bezpieczeństwa po składniki, jest dokładnie takie, jak reprezentowane. Mechanizmy kontroli zapasów pomagają chronić spółkę przed stratą z powodu kradzieży, a personel ochrony nie tylko trzyma nieautoryzowanego personelu poza obiektem, ale także odstraszają.inProcedury i praktyki kontroli Tertala nabrały większego znaczenia w Stanach Zjednoczonych w 2002 r. Wraz z uchwaleniem ustawy Sarbanes-Oxley, zatytułowanej „Ustawa o reformie rachunkowości spółki publicznej i ochronę inwestorów”. Udostępniony w odpowiedzi na szereg skandali korporacyjnych i księgowych, podniósł znacznie większy stopień odpowiedzialności kierownictwa korporacji publicznych. Na przykład kierownictwo firm rutynowo podpisują roczne raporty swoich firm; Sarbanes-Oxley pociąga ich osobiście odpowiedzialny za swoje materialne niedokładności. Ci kierownicy mają zatem dodatkową motywację do wdrożenia dokładnych systemów kontroli wewnętrznej, aby zapewnić niezawodność ich raportów.