W rachunkowości czym jest kontrola wewnętrzna?
Kontrola wewnętrzna to system zasad i procedur, które organizacja ustanawia w celu zapewnienia wiarygodności sprawozdawczości finansowej, skuteczności i wydajności swoich działań oraz zgodności z obowiązującymi zasadami, przepisami i przepisami. Kontrole wewnętrzne są opracowywane i wdrażane nie tylko przez dyrektorów organizacji, ale także jej kierownictwo i menedżerów. Chociaż mają one na celu realizację szeregu celów, kontrole wewnętrzne są ukierunkowane przede wszystkim na działalność finansową organizacji. Właściwie zaprojektowany system kontroli wewnętrznej w działaniach organizacji może zapobiec niewłaściwemu zarządzaniu i oszustwom, w tym malwersacjom, oszustwom i kradzieży.
Powszechnie rozumianą cechą oszustwa jest to, że działa najskuteczniej pod zasłoną tajemnicy & emdash; im mniej osób jest tego świadomych, tym większe prawdopodobieństwo sukcesu. Im więcej osób jest świadomych, tym większe prawdopodobieństwo niepowodzenia lub odstraszania. Na przykład księgowy może stosunkowo łatwo napisać nieuczciwe czeki, jeśli wymagany jest tylko jeden podpis, ale jeśli są wymagane dwa, znacznie utrudnia to kradzież.
Jedną z najprostszych metod kontroli wewnętrznej jest zatem podział obowiązków osób zaangażowanych w działalność finansową. Na przykład większość organizacji wymaga dwóch podpisów na czekach lub czekach, które przekraczają określoną kwotę, co gwarantuje, że czeków nie da się napisać tylko przez jedną osobę do woli. Gdy czeki są drukowane maszynowo lub komputerowo, osoby odpowiedzialne za drukowanie czeku nie powinny ich podpisywać (ani stosować podpisów mechanicznych) & emdash; to zadanie należy powierzyć innej osobie. Kiedy czeki są zapisywane jako płatność za przyjęcie towarów, systemy kontroli wewnętrznej powinny wymagać, aby przed napisaniem czeku płatności dokumentacja paragonu była dopasowana do faktury. Ta prosta reguła zapewnia, że osoba odpowiedzialna za dokonanie płatności może być dość pewna, że towary zostały faktycznie odebrane w dobrym stanie, nawet jeśli miejsce odbioru jest dalekie od biura finansów. Jeśli czek musi być podpisany przez kogoś innego, dołączona zostanie do niego cała dokumentacja, która zostanie przejrzana przed podpisaniem czeku i przesłaniem go do sprzedawcy.
Niepopularnym składnikiem wielu systemów kontroli wewnętrznej jest zakaz relacji osobistych, w tym małżeństw, między pracownikami działów usług finansowych i innych działów. Jeśli powstanie osobisty związek między, powiedzmy, kimś w dziale księgowości i kimś w magazynie, można się spodziewać, że zrezygnuje i znajdzie pracę gdzie indziej, aby uniknąć nawet pozorów niewłaściwości.
Spółki publiczne i wiele dużych firm prywatnych mają kontrole wewnętrzne wymagające okresowych audytów przez zewnętrzną firmę księgową, a także działy audytu wewnętrznego, których zadaniem jest regularny przegląd transakcji finansowych i innych operacji. Właściwie przeprowadzone te audyty stron trzecich i audyty wewnętrzne dokładnie zbadają firmę, analizując jej procedury pod kątem kontroli wewnętrznej i analizując transakcje, aby upewnić się, że są one reprezentowane.
Systemy kontroli wewnętrznej, choć powszechnie rozumiane jako natury finansowej, nie ograniczają się do działalności finansowej, ale obejmują inne obszary działalności firmy, aby zapewnić, że faktycznie odbywają się zgodnie z oczekiwaniami. Działy „kontroli jakości” i „zapewniania jakości” to mechanizmy kontroli operacyjnej, które działają w celu zapewnienia, że wszystko, od etykietowania, pieczęci bezpieczeństwa po składniki, jest dokładnie takie samo. Mechanizmy kontroli zapasów pomagają chronić firmę przed stratami spowodowanymi kradzieżą, a pracownicy ochrony nie tylko utrzymują nieupoważniony personel poza obiektem, ale również powstrzymują kradzież.
Procedury i praktyki kontroli wewnętrznej nabrały większego znaczenia w Stanach Zjednoczonych w 2002 r. Wraz z uchwaleniem ustawy Sarbanes-Oxley Act, zatytułowanej „Ustawa o reformie rachunkowości spółki publicznej i ochronie inwestorów”. Uchwalony w odpowiedzi na szereg skandali korporacyjnych i księgowych, znacznie bardziej obciążał kierownictwo korporacji publicznych. Na przykład dyrektorzy firm rutynowo podpisują roczne sprawozdania swoich firm; Sarbanes-Oxley pociąga ich osobiście do odpowiedzialności za swoje nieścisłości materialne. Kierownicy ci mają zatem dodatkową motywację do wdrożenia dokładnych systemów kontroli wewnętrznej, aby zapewnić wiarygodność swoich raportów.