Wat is interne controle bij de boekhouding?

Interne controle is een systeem van regels en procedures die een organisatie vaststelt om de betrouwbaarheid van haar financiële rapportage, de effectiviteit en efficiëntie van haar activiteiten en de naleving van toepasselijke regels, voorschriften en wetten te waarborgen.Interne controles worden bedacht en geïmplementeerd, niet alleen door de organisaties directeuren, maar ook haar leiderschap en managers.Hoewel ze zijn ontworpen om een aantal doelstellingen te bereiken, zijn interne controles voornamelijk gericht op financiële activiteiten van organisaties.Een goed ontworpen systeem van interne controle in een organisatieactiviteiten kan mismanagement en misfeasance voorkomen, waaronder verduistering, fraude en diefstal.

Een algemeen begrepen kenmerk van misfeasance is dat het het meest succesvol werkt onder een sluier van geheimhouding Emdash;Hoe minder mensen zich hiervan bewust zijn, hoe groter de kans op succes.Hoe meer mensen zich dan bewust zijn, hoe groter de kans van falen of afschrikking.Het kan bijvoorbeeld relatief eenvoudig zijn voor een boekhouder om frauduleuze controles te schrijven als slechts één handtekening vereist is, maar als er twee nodig zijn, maakt het de diefstal veel moeilijker.

Een van de eenvoudigste methoden voor interne controle, dan is het danDe segregatie van taken van personen die betrokken zijn bij financiële activiteiten.De meeste organisaties vereisen bijvoorbeeld twee handtekeningen bij cheques, of bij cheques die een bepaald bedrag overschrijden, wat ervoor zorgt dat cheques niet eenvoudigweg door één persoon naar believen kunnen worden geschreven.Wanneer cheques machine- of computer-gedrukt zijn, moeten degenen die verantwoordelijk zijn voor het afdrukken van de cheque niet ondertekenen (of mechanische handtekeningen toepassen) emdash;Die taak moet worden toegewezen aan een andere persoon.Wanneer cheques worden geschreven ter betaling voor de ontvangst van goederen, moeten interne controlesystemen vereisen dat voordat de betalingscontrole is geschreven, de documentatie van de ontvangst van de verzendingen wordt gekoppeld aan de factuur.Deze eenvoudige regel zorgt ervoor dat de persoon die verantwoordelijk is voor het doen van de betaling redelijkerwijs zeker kan zijn dat de goederen daadwerkelijk in goede staat zijn ontvangen, zelfs als de ontvangende locatie ver verwijderd is van het financiële kantoor.Als de cheque door iemand anders moet worden ondertekend, wordt deze vergezeld van alle documentatie, die wordt beoordeeld voordat de cheque wordt ondertekend en verzonden naar de leverancier.

Een impopulaire onderdeel van veel interne controlesystemen is het verbod op persoonlijke relaties, inclusief het huwelijk, tussen werknemers op de afdelingen Financial Services en andere afdelingen.Als een persoonlijke relatie ontstaat tussen bijvoorbeeld iemand in de Accounts Payable Department en iemand in het magazijn, wordt van men verwacht dat hij ontslag neemt en elders werk zou vinden om zelfs het uiterlijk van ongepastheid te voorkomen.-bedrijven hebben interne controles die periodieke audits vereisen door een externe accountantskantoor, evenals interne auditafdelingen die belast zijn met het regelmatig herzien van financiële transacties en andere activiteiten.Op de juiste manier worden deze externe en interne audits een bedrijf grondig onderzoeken, waardoor zijn procedures worden geanalyseerd vanuit het perspectief van interne controle en transacties verkennen om ervoor te zorgen dat ze zoals vertegenwoordigd zijn.

Systemen van interne controle, hoewel algemeen begrepen als financieel van aard van aard, niet beperkt tot financiële activiteiten, maar strekken zich uit tot andere gebieden van een bedrijfsactiviteiten, om ervoor te zorgen dat ze in feite plaatsvinden zoals verwacht.Afdelingen "Kwaliteitscontrole" en "kwaliteitsborging" zijn operationele controlemechanismen die werken om ervoor te zorgen dat alles van etikettering tot beveiligingsafdichtingen tot ingrediënten precies zoals vertegenwoordigd is.Inventariscontrolemechanismen helpen het bedrijf te beschermen tegen verlies als gevolg van pilferage, en beveiligingspersoneel houdt niet alleen ongeautoriseerd personeel uit een faciliteit, ze afschrikken pilferage.

Interne controleprocedDures en praktijken hebben in 2002 in de Verenigde Staten meer belang gekregen met de vaststelling van de Sarbanes-Oxley Act, getiteld de Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act.In reactie op een aantal zakelijke en boekhoudschandalen werd aangenomen, het plaatste een veel grotere mate van verantwoordelijkheid bij de leidinggevenden van beursgenoteerde bedrijven.Bedrijfsleiders ondertekenen bijvoorbeeld routinematig jaarverslagen van hun bedrijven;Sarbanes-Oxley houdt hen persoonlijk verantwoordelijk voor hun materiële onnauwkeurigheden.Die leidinggevenden hebben dus een extra stimulans om grondige interne systemen te implementeren om hun rapporten betrouwbaarheid te waarborgen.