Wat is interne controle in de boekhouding?
Interne controle is een systeem van regels en procedures dat een organisatie instelt om de betrouwbaarheid van haar financiële rapportage, de effectiviteit en efficiëntie van haar activiteiten en de naleving van toepasselijke regels, voorschriften en wetten te waarborgen. Interne controles worden bedacht en geïmplementeerd, niet alleen door de directeuren van de organisatie, maar ook door haar leiderschap en managers. Hoewel ze zijn ontworpen om een aantal doelstellingen te bereiken, zijn interne controles voornamelijk gericht op de financiële activiteiten van een organisatie. Een goed ontworpen systeem van interne controle in de activiteiten van een organisatie kan wanbeheer en wanbeleid voorkomen, waaronder verduistering, fraude en diefstal.
Een algemeen begrepen kenmerk van wangedrag is dat het het meest succesvol werkt onder een sluier van geheimhouding & emdash; hoe minder mensen zich hiervan bewust zijn, hoe groter de kans op succes. Hoe meer mensen zich bewust zijn, hoe groter de kans op falen of afschrikking. Het kan bijvoorbeeld relatief eenvoudig zijn voor een boekhouder om frauduleuze cheques te schrijven als slechts één handtekening vereist is, maar als er twee nodig zijn, maakt dit de diefstal veel moeilijker.
Een van de eenvoudigste methoden voor interne controle is de scheiding van taken van personen die betrokken zijn bij financiële activiteiten. De meeste organisaties vereisen bijvoorbeeld twee handtekeningen op cheques, of op cheques die een bepaald bedrag overschrijden, wat ervoor zorgt dat cheques niet zomaar door één persoon kunnen worden geschreven. Wanneer cheques machine- of computer-geprint zijn, moeten degenen die verantwoordelijk zijn voor het afdrukken van de cheque deze niet ondertekenen (of mechanische handtekeningen toepassen) & emdash; die taak moet aan een andere persoon worden toegewezen. Wanneer cheques worden geschreven als betaling voor de ontvangst van goederen, moeten interne controlesystemen vereisen dat voordat de betalingscontrole wordt geschreven, de documentatie van de ontvangst van de zending wordt gekoppeld aan de factuur. Deze eenvoudige regel zorgt ervoor dat de persoon die verantwoordelijk is voor de betaling redelijk zeker kan zijn dat de goederen daadwerkelijk in goede staat zijn ontvangen, zelfs als de ontvangende locatie ver van het financiële kantoor verwijderd is. Als de cheque door iemand anders moet worden ondertekend, gaat deze vergezeld van alle documentatie, die zal worden gecontroleerd voordat de cheque wordt ondertekend en aan de verkoper wordt doorgegeven.
Een niet-populaire component van veel interne controlesystemen is het verbod op persoonlijke relaties, inclusief het huwelijk, tussen werknemers op de financiële afdelingen en andere afdelingen. Als er een persoonlijke relatie ontstaat tussen bijvoorbeeld iemand op de crediteurenadministratie en iemand in het magazijn, wordt verwacht dat men ontslag neemt en elders werk vindt om zelfs de schijn van ongepastheid af te wenden.
Openbare bedrijven, en veel grote particuliere bedrijven, hebben interne controles die periodieke audits door een extern accountantskantoor vereisen, evenals interne auditafdelingen die belast zijn met het regelmatig controleren van financiële transacties en andere activiteiten. Op de juiste manier uitgevoerd, zullen deze externe en interne audits een bedrijf grondig onderzoeken, haar procedures analyseren vanuit het perspectief van interne controle en transacties onderzoeken om ervoor te zorgen dat ze zijn zoals vertegenwoordigd.
Systemen voor interne controle, hoewel algemeen beschouwd als financieel van aard, zijn niet beperkt tot financiële activiteiten, maar strekken zich uit tot andere gebieden van de bedrijfsactiviteiten om ervoor te zorgen dat ze in feite plaatsvinden zoals verwacht. De afdelingen “Kwaliteitscontrole” en “Kwaliteitsborging” zijn operationele controlemechanismen die ervoor zorgen dat alles, van etikettering tot veiligheidszegels tot ingrediënten, precies is zoals weergegeven. Inventariscontrolemechanismen helpen het bedrijf te beschermen tegen verlies als gevolg van diefstal en beveiligingspersoneel houdt niet alleen onbevoegd personeel uit een faciliteit, maar ontmoedigt ook diefstal.
Interne controleprocedures en -praktijken zijn in 2002 in de Verenigde Staten van groter belang geworden met de inwerkingtreding van de Sarbanes-Oxley Act, getiteld 'Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act'. In reactie op een aantal bedrijfs- en boekhoudschandalen legde het een veel grotere mate van verantwoording af aan de leidinggevenden van beursgenoteerde ondernemingen. Bedrijfsleiders ondertekenen bijvoorbeeld regelmatig de jaarverslagen van hun bedrijven; Sarbanes-Oxley houdt hen persoonlijk aansprakelijk voor hun materiële onjuistheden. Die leidinggevenden hebben dus een extra stimulans om grondige systemen voor interne controle te implementeren om de betrouwbaarheid van hun rapporten te waarborgen.