Was ist interne Kontrolle im Rechnungswesen?
Interne Kontrolle ist ein System von Regeln und Verfahren, die eine Organisation einrichtet, um die Zuverlässigkeit ihrer Finanzberichterstattung, die Wirksamkeit und Effizienz ihrer Geschäftstätigkeit sowie die Einhaltung der geltenden Regeln, Vorschriften und Gesetze sicherzustellen. Interne Kontrollen werden nicht nur von den Direktoren der Organisation, sondern auch von deren Führungskräften und Managern ausgearbeitet und durchgeführt. Obwohl mit ihnen eine Reihe von Zielen erreicht werden sollen, sind die internen Kontrollen in erster Linie auf die finanziellen Aktivitäten einer Organisation ausgerichtet. Ein ordnungsgemäß konzipiertes internes Kontrollsystem für die Abläufe einer Organisation kann Missmanagement und Missbrauch, einschließlich Veruntreuung, Betrug und Diebstahl, verhindern.
Ein allgemein bekanntes Merkmal von Fehlverhalten ist, dass es unter dem Deckmantel der Geheimhaltung & emdash; Je weniger Menschen sich dessen bewusst sind, desto größer ist die Erfolgswahrscheinlichkeit. Je mehr Menschen sich dessen bewusst sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns oder einer Abschreckung. Beispielsweise könnte es für einen Buchhalter relativ einfach sein, betrügerische Schecks auszustellen, wenn nur eine Unterschrift erforderlich ist, aber wenn zwei erforderlich sind, wird der Diebstahl erheblich erschwert.
Eine der einfachsten Methoden der internen Kontrolle ist die Aufgabentrennung von Personen, die an finanziellen Aktivitäten beteiligt sind. Beispielsweise benötigen die meisten Organisationen zwei Signaturen für Schecks oder für Schecks, die einen bestimmten Betrag überschreiten, wodurch sichergestellt wird, dass Schecks nicht einfach von einer Person nach Belieben ausgestellt werden können. Wenn Schecks maschinen- oder computergedruckt sind, sollten die für das Drucken des Schecks Verantwortlichen diese nicht signieren (oder mechanische Signaturen anwenden) & emdash; Dieser Job sollte einer anderen Person zugewiesen werden. Wenn Schecks für den Wareneingang zahlungshalber ausgestellt werden, sollten interne Kontrollsysteme vor dem Ausstellen des Zahlungsschecks vorschreiben, dass die Dokumentation des Versandbelegs mit der Rechnung abgeglichen wird. Diese einfache Regel stellt sicher, dass die für die Zahlung verantwortliche Person hinreichend sicher sein kann, dass die Ware tatsächlich in gutem Zustand eingetroffen ist, auch wenn der Empfangsort weit vom Finanzamt entfernt ist. Wenn der Scheck von einer anderen Person signiert werden muss, wird er von allen Unterlagen begleitet, die überprüft werden, bevor der Scheck signiert und an den Verkäufer übermittelt wird.
Ein unbeliebter Bestandteil vieler interner Kontrollsysteme ist das Verbot persönlicher Beziehungen, einschließlich der Ehe, zwischen Mitarbeitern der Finanzdienstleistungsabteilungen und anderen Abteilungen. Wenn eine persönliche Beziehung zwischen beispielsweise jemandem aus der Kreditorenabteilung und jemandem aus dem Lager entsteht, wird erwartet, dass jemand zurücktritt und woanders eine Beschäftigung findet, um selbst den Anschein von Unangemessenheit abzuwenden.
Öffentliche Unternehmen und viele große Unternehmen in Privatbesitz verfügen über interne Kontrollen, die regelmäßige Prüfungen durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfordern, sowie interne Revisionsabteilungen, die mit der regelmäßigen Überprüfung von Finanztransaktionen und anderen Vorgängen beauftragt sind. Bei ordnungsgemäßer Durchführung werden diese externen und internen Audits ein Unternehmen gründlich untersuchen, seine Abläufe unter dem Gesichtspunkt der internen Kontrolle analysieren und Transaktionen untersuchen, um sicherzustellen, dass sie der Abbildung entsprechen.
Interne Kontrollsysteme, die gemeinhin als finanziell verstanden werden, beschränken sich nicht nur auf finanzielle Aktivitäten, sondern erstrecken sich auch auf andere Bereiche der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich wie erwartet ablaufen. Die Abteilungen „Qualitätskontrolle“ und „Qualitätssicherung“ sind betriebliche Kontrollmechanismen, die sicherstellen, dass alles von der Kennzeichnung über die Sicherheitssiegel bis hin zu den Zutaten genau so dargestellt wird, wie es ist. Bestandskontrollmechanismen schützen das Unternehmen vor Verlust durch Diebstahl, und Sicherheitspersonal hält nicht nur nicht autorisiertes Personal von einer Einrichtung fern, sondern verhindert auch die Diebstahl.
Die internen Kontrollverfahren und -praktiken haben in den USA im Jahr 2002 mit dem Sarbanes-Oxley-Gesetz mit dem Titel "Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act" an Bedeutung gewonnen. Als Reaktion auf eine Reihe von Unternehmens- und Buchhaltungsskandalen wurde den Führungskräften von börsennotierten Unternehmen ein weitaus höheres Maß an Rechenschaftspflicht auferlegt. Beispielsweise unterzeichnen Führungskräfte ihrer Unternehmen routinemäßig die Jahresberichte ihrer Unternehmen. Sarbanes-Oxley macht sie persönlich für ihre materiellen Ungenauigkeiten verantwortlich. Diese Führungskräfte haben daher einen zusätzlichen Anreiz, gründliche interne Kontrollsysteme einzuführen, um die Zuverlässigkeit ihrer Berichte sicherzustellen.