Hva er internkontroll i regnskap?
Internkontroll er et system med regler og prosedyrer som en organisasjon etablerer for å sikre påliteligheten av sin økonomiske rapportering, effektiviteten og effektiviteten i driften og etterlevelsen av gjeldende regler, forskrifter og lover. Internkontroll blir utviklet og implementert ikke bare av organisasjonens direktører, men også dens ledelse og ledere. Selv om de er designet for å oppnå en rekke mål, er intern kontroll først og fremst rettet mot en organisasjons økonomiske aktiviteter. Et riktig utformet system for internkontroll i en organisasjons operasjoner kan forhindre feilstyring og feilfunksjon, inkludert underslag, svindel og tyveri.
Et ofte forstått trekk ved misfeasance er at det fungerer mest vellykket under et slør av hemmeligholdelse & emdash; jo færre som er klar over det, jo større er sannsynligheten for suksess. Jo flere mennesker som er klar over det, desto større er sannsynligheten for enten svikt eller avskrekking. For eksempel kan det være relativt enkelt for en bokholder å skrive falske sjekker hvis bare en signatur er nødvendig, men hvis to kreves, gjør det tyveriet mye vanskeligere.
En av de enkleste metodene for internkontroll, da, er atskillelsen av plikter til enkeltpersoner som er involvert i økonomiske aktiviteter. De fleste organisasjoner krever for eksempel to underskrifter på sjekker, eller på sjekker som overstiger et visst beløp, noe som sikrer at sjekker ikke uten videre kan skrives av en person. Når sjekker skrives ut på maskin eller datamaskin, skal de som er ansvarlige for å skrive ut sjekken, ikke signere dem (eller bruke mekaniske signaturer) & emdash; den jobben skal tilordnes en annen person. Når det skrives sjekker mot betaling for mottak av varer, bør interne kontrollsystemer kreve at dokumentasjonen for sendingens kvittering samsvarer med fakturaen før betalingskontrollen skrives. Denne enkle regelen sikrer at den som er ansvarlig for betalingen kan være rimelig sikker på at varene faktisk er mottatt i god stand, selv om mottaksstedet er fjernet fra finanskontoret. Hvis sjekken må være signert av noen andre, vil den bli ledsaget av all dokumentasjon, som vil bli gjennomgått før sjekken er signert og overført til leverandøren.
En upopulær komponent i mange interne kontrollsystemer er forbudet mot personlige forhold, inkludert ekteskap, mellom ansatte i avdelingene for finansielle tjenester og andre avdelinger. Hvis det oppstår et personlig forhold mellom for eksempel noen i avdelingen for regnskapsføring og noen på lageret, ville man forventet å fratre og finne arbeid et annet sted for å avverge tilsynelatende utilbørlighet.
Offentlige selskaper, og mange store privateide selskaper, har intern kontroll som krever periodisk revisjon av et ekstern regnskapsfirma, samt interne revisjonsavdelinger med ansvar for regelmessig gjennomgang av finansielle transaksjoner og annen virksomhet. Riktig utført vil disse tredjeparts- og internrevisjonene undersøke et selskap grundig, analysere prosedyrene fra perspektivet om internkontroll og utforske transaksjoner for å sikre at de er som representert.
Selv om systemer med intern kontroll ofte blir forstått som økonomiske karakterer, er ikke begrenset til finansiell virksomhet, men de utvides til andre områder av selskapets virksomhet, for å sikre at de faktisk foregår som forventet. "Kvalitetskontroll" og "kvalitetssikring" avdelinger er operasjonelle kontrollmekanismer som jobber for å sikre at alt fra merking til sikkerhetsforsegling til ingredienser er akkurat som representert. Kontrollmekanismer for lager bidrar til å beskytte selskapet mot tap på grunn av pilferage, og sikkerhetspersonell holder ikke bare uautorisert personell utenfor et anlegg, de avskyr pilferage.
Prosedyrer og praksis for intern kontroll fikk større betydning i USA i 2002 med vedtakelsen av Sarbanes-Oxley Act, med tittelen "Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act." Gjennomført som svar på en rekke bedrifts- og regnskapsskandaler, plasserte det en mye større grad av ansvarlighet for ledere i offentlige selskaper. For eksempel signerer selskapsledere rutinemessig selskapenes årsrapporter; Sarbanes-Oxley holder dem personlig ansvarlige for sine materielle unøyaktigheter. Disse lederne har dermed ekstra insentiv til å implementere grundige systemer for internkontroll for å sikre rapporternes pålitelighet.