Na contabilidade, o que é controle interno?

O controle interno é um sistema de regras e procedimentos que uma organização estabelece para garantir a confiabilidade de seus relatórios financeiros, a eficácia e eficiência de suas operações e sua conformidade com as regras, regulamentos e leis aplicáveis. Os controles internos são elaborados e implementados não apenas pelos diretores da organização, mas também por sua liderança e gerentes. Embora eles sejam projetados para atingir vários objetivos, os controles internos são principalmente orientados para as atividades financeiras de uma organização. Um sistema de controle interno adequadamente projetado nas operações de uma organização pode evitar má administração e improbidade, incluindo peculato, fraude e roubo.

Uma característica comum da infidelidade é que ela opera com mais sucesso sob um véu de sigilo & emdash; quanto menos pessoas souberem disso, maior a probabilidade de sucesso. Quanto mais pessoas souberem, maior será a probabilidade de fracasso ou dissuasão. Por exemplo, pode ser relativamente fácil para um contador escrever cheques fraudulentos se apenas uma assinatura for necessária, mas se duas forem necessárias, isso tornará o roubo muito mais difícil.

Um dos métodos mais simples de controle interno, então, é a segregação de funções de indivíduos envolvidos em atividades financeiras. A maioria das organizações, por exemplo, exige duas assinaturas em cheques ou cheques que excedam um determinado valor, o que garante que os cheques não possam ser simplesmente escritos por uma pessoa à vontade. Quando os cheques são impressos em máquina ou computador, os responsáveis ​​pela impressão do cheque não devem assiná-los (ou aplicar assinaturas mecânicas) & emdash; esse trabalho deve ser atribuído a outra pessoa. Quando os cheques são escritos em pagamento pela entrada de mercadorias, os sistemas de controle interno devem exigir que, antes da escrita do cheque de pagamento, a documentação do recibo da remessa seja combinada com a fatura. Essa regra simples garante que a pessoa responsável por efetuar o pagamento possa estar razoavelmente certa de que as mercadorias foram realmente recebidas em boas condições, mesmo que o local de recebimento esteja longe do escritório financeiro. Se o cheque precisar ser assinado por outra pessoa, ele será acompanhado de toda a documentação, que será revisada antes de o cheque ser assinado e transmitido ao fornecedor.

Um componente impopular de muitos sistemas de controle interno é a proibição de relacionamentos pessoais, incluindo casamento, entre funcionários dos departamentos de serviços financeiros e outros departamentos. Se surgir um relacionamento pessoal entre, digamos, alguém no departamento de contas a pagar e alguém no armazém, seria esperado que alguém se demitisse e encontrasse emprego em outro lugar para evitar até a aparência de impropriedade.

As empresas de capital aberto e muitas grandes empresas privadas têm controles internos que exigem auditorias periódicas por uma empresa de contabilidade externa, bem como departamentos de auditoria interna encarregados de revisar regularmente transações financeiras e outras operações. Se realizadas adequadamente, essas auditorias internas e de terceiros examinarão minuciosamente a empresa, analisando seus procedimentos da perspectiva do controle interno e explorando as transações para garantir que elas sejam representadas.

Os sistemas de controle interno, embora comumente entendidos como financeiros por natureza, não se restringem às atividades financeiras, mas se estendem a outras áreas das operações de uma empresa, para ajudar a garantir que eles estejam de fato ocorrendo como esperado. Os departamentos de "controle de qualidade" e "garantia de qualidade" são mecanismos de controle operacional que trabalham para garantir que tudo, desde a rotulagem até os selos de segurança e os ingredientes, seja exatamente o que está representado. Os mecanismos de controle de inventário ajudam a proteger a empresa contra perdas devido a furtos, e o pessoal de segurança não apenas mantém o pessoal não autorizado fora de uma instalação, mas também os impede.

Os procedimentos e práticas de controle interno adquiriram maior importância nos Estados Unidos em 2002, com a promulgação da Lei Sarbanes-Oxley, intitulada "Lei de Reforma Contábil de Empresa Pública e Proteção de Investidor". Promulgada em resposta a vários escândalos corporativos e contábeis, atribuiu um grau muito maior de responsabilidade aos executivos de empresas de capital aberto. Por exemplo, os executivos da empresa assinam rotineiramente os relatórios anuais de suas empresas; A Sarbanes-Oxley os responsabiliza pessoalmente por suas imprecisões materiais. Portanto, esses executivos têm incentivo extra para implementar sistemas completos de controle interno para garantir a confiabilidade de seus relatórios.