Vad är intern kontroll i redovisning?
Intern kontroll är ett system med regler och förfaranden som en organisation inrättar för att säkerställa tillförlitligheten i sin finansiella rapportering, effektiviteten i verksamheten och dess efterlevnad av tillämpliga regler, förordningar och lagar. Interna kontroller planeras och genomförs inte bara av organisationens direktörer, utan också dess ledning och chefer. Även om de är utformade för att uppnå ett antal mål, är den interna kontrollen främst inriktad på en organisations finansiella aktiviteter. Ett korrekt utformat system för intern kontroll i en organisations verksamhet kan förhindra missförvaltning och missförstånd, inklusive förskingring, bedrägeri och stöld.
Ett vanligt förstått drag för missförstånd är att det fungerar mest framgångsrikt under en slöja av hemlighet & emdash; ju färre människor som är medvetna om det, desto större är sannolikheten för framgång. Ju fler människor som är medvetna om desto större är sannolikheten antingen för misslyckande eller avskräckning. Till exempel kan det vara relativt enkelt för en bokförare att skriva bedrägliga kontroller om bara en signatur krävs, men om två krävs gör det stölden mycket svårare.
En av de enklaste metoderna för intern kontroll är då segregeringen av arbetsuppgifter för individer som deltar i finansiell verksamhet. De flesta organisationer kräver till exempel två underskrifter på checkar eller på kontroller som överskrider ett visst belopp, vilket säkerställer att kontroller inte bara kan skrivas av en person när som helst. När checkar skrivs ut på maskin eller dator, ska de som ansvarar för att skriva ut checken inte underteckna dem (eller tillämpa mekaniska signaturer) & emdash; att jobbet ska tilldelas en annan person. När checkar skrivs in för betalning för mottagande av varor, bör interna kontrollsystem kräva att innan betalningskontrollen skrivs, ska dokumentation av försändelsens kvitto matchas med fakturan. Denna enkla regel säkerställer att den som ansvarar för betalningen kan vara rimligt säker på att varorna faktiskt har mottagits i gott skick, även om mottagningsplatsen är långt bort från finansbyrån. Om kontrollen måste undertecknas av någon annan, kommer den att åtföljas av all dokumentation, som kommer att granskas innan kontrollen undertecknas och överförs till leverantören.
En opopulär komponent i många interna kontrollsystem är förbudet mot personliga relationer, inklusive äktenskap, mellan anställda i avdelningarna för finansiella tjänster och andra avdelningar. Om ett personligt förhållande uppstår mellan, till exempel, någon i avdelningen för bokföring och någon i lagret, skulle man förvänta sig att avgå och hitta arbete någon annanstans för att förhindra till och med uppkomsten av oegentlighet.
Offentligt ägda företag och många stora privatägda företag har interna kontroller som kräver regelbundna revisioner av ett externt revisionsföretag, liksom internrevisionsavdelningar som är ansvariga för att regelbundet granska finansiella transaktioner och annan verksamhet. Rätt utförda kommer dessa tredjeparts- och internrevisioner att granska ett företag grundligt och analysera dess förfaranden ur den interna kontrollens perspektiv och undersöka transaktioner för att säkerställa att de är så representerade.
System för intern kontroll, även om de vanligtvis förstås som ekonomiska till sin karaktär, är inte begränsade till finansiell verksamhet, utan omfattar även andra områden i ett företags verksamhet för att säkerställa att de faktiskt sker som förväntat. Avdelningarna ”Kvalitetskontroll” och ”Kvalitetssäkring” är operationella kontrollmekanismer som arbetar för att säkerställa att allt från märkning till säkerhetsförsegling till ingredienser är exakt som representerat. Lagerkontrollmekanismer hjälper till att skydda företaget från förlust på grund av pilferage, och säkerhetspersonal håller inte bara obehörig personal ur en anläggning, de avskräcker pilferage.
Förfaranden och rutiner för intern kontroll fick större betydelse i USA 2002 med antagandet av Sarbanes-Oxley Act, med titeln "Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act." Genom att reagera på ett antal företags- och redovisningsskandaler placerade det en mycket större grad av ansvarsskyldighet för cheferna i offentliga företag. Exempelvis undertecknar företagsledare rutinmässigt sina företags årsrapporter; Sarbanes-Oxley håller dem personligen ansvariga för sina materiella felaktigheter. Dessa chefer har således extra incitament att implementera grundliga system för intern kontroll för att säkerställa deras rapporter tillförlitlighet.