Wat zijn zakelijke reiskosten?
Zakelijke reiskosten zijn kosten die een persoon maakt op reis om werkgerelateerde redenen. Dit kunnen transportkosten zijn, zoals brandstof, kilometers en vliegtickets, samen met tips voor serviceproviders, eten en gerelateerde uitgaven. Wanneer mensen zakelijke reiskosten maken namens een werkgever, worden ze vergoed. Zelfstandigen en onafhankelijke contractanten kunnen zakelijke reiskosten declareren als belastingaftrek wanneer ze aan het einde van het jaar belasting indienen.
Om in aanmerking te komen als zakelijke reiskosten, moeten kosten worden gekoppeld aan een reis die iemand om werkredenen maakt. Hoewel mensen plezier kunnen combineren met zakenreizen, moet het grootste deel van de reis voor werk zijn. Precieze wetten variëren, afhankelijk van de natie. Over het algemeen, zolang mensen kunnen laten zien dat een reis specifiek voor werk is gemaakt en anders niet zou zijn genomen, zoals wanneer iemand wordt opgedragen ergens naartoe te gaan of moet reizen voor professionele vooruitgang of klantbijeenkomsten, zullen de meeste kosten van de reis tellen als zakelijke reiskosten.
Zakelijke reiskosten kunnen worden onderverdeeld in werkelijke reiskosten, inclusief tolgelden, huurauto's, enzovoort, samen met huisvesting, eten en andere basisbehoeften die tijdens de reis worden vervuld. Conferentiekosten en soortgelijke uitgaven kunnen ook worden geclaimd op een ander gebied van de belastingaangifte. Mensen kunnen geen aanspraak maken op cadeaus of recreatieve artikelen die tijdens een reis zijn gekocht; pooltarieven tellen bijvoorbeeld niet als bedrijfskosten, noch worden geschenken gekocht in de duty free shop, tenzij ze worden gekocht om werkredenen, zoals cadeaus voor klanten.
Sommige werkgevers verstrekken hun personeelsleden creditcards die ze kunnen gebruiken voor werkgerelateerde uitgaven. Mensen moeten kwitanties en documentatie bewaren. De creditcard kan worden geannuleerd als een werknemer deze voor ongeautoriseerde doeleinden gebruikt. Andere werkgevers kunnen werkgevers contant geld of cheques verstrekken om te gebruiken tijdens het reizen. Een andere optie voor het afhandelen van reiskosten is om werknemers te vragen om ze vooraf te betalen en later reisvergoedingen te verstrekken. Voor vergoeding moeten werknemers formulieren invullen waarin hun uitgaven worden gedocumenteerd en hun bonnetjes worden bijgevoegd om aan te tonen hoe en waar het geld is uitgegeven. De werkgever kan de vergoeding begrenzen met limieten per dag.
Mensen die reiskosten op hun belasting declareren, moeten een zorgvuldige administratie bijhouden, zodat ze informatie kunnen verstrekken als de belastingautoriteiten besluiten een audit uit te voeren. Reis- en entertainmentkosten zijn twee vaak opgeblazen gebieden bij belastingaangifte en mensen moeten hiervan op de hoogte zijn bij het indienen van hun inhoudingen; zeer hoge uitgaven kunnen er verdacht uitzien en kunnen door de belastingdienst rente veroorzaken. Het is niet verkeerd om veel geld uit te geven aan werkgerelateerd reizen, maar het helpt om over zeer sterke ondersteunende documentatie te beschikken om de aftrekclaim te ondersteunen.