Quali sono le spese di viaggio d'affari?

Le spese di viaggio d'affari sono spese sostenute da una persona durante il viaggio per motivi di lavoro. Questi possono includere spese di trasporto come carburante, chilometraggio e biglietti aerei, oltre a suggerimenti per i fornitori di servizi, cibo e spese correlate. Quando le persone sostengono le spese di viaggio di lavoro per conto di un datore di lavoro, vengono rimborsate. I lavoratori autonomi e gli appaltatori indipendenti possono richiedere le spese di viaggio come detrazione fiscale quando presentano le imposte alla fine dell'anno.

Per qualificarsi come spese di viaggio di lavoro, i costi devono essere associati a un viaggio che qualcuno sta facendo per motivi di lavoro. Mentre le persone possono mescolare il piacere con i viaggi d'affari, la maggior parte del viaggio deve essere per lavoro. Le leggi precise variano a seconda della nazione. Generalmente, fintanto che le persone possono mostrare che un viaggio è stato preso appositamente per lavoro e non sarebbe stato preso altrimenti, come quando a qualcuno viene ordinato di andare da qualche parte o ha bisogno di viaggiare per avanzamento professionale o riunioni con i clienti, la maggior parte delle spese del viaggio conterà come spese di viaggio d'affari.

Le spese di viaggio di lavoro possono essere suddivise in costi di viaggio effettivi, inclusi pedaggi sul ponte, tasse di noleggio auto e così via, insieme a alloggio, cibo e altre necessità di base soddisfatte durante il viaggio. Commissioni per conferenze e spese analoghe possono essere richieste anche in un'altra area della dichiarazione dei redditi. Le persone non possono reclamare regali o oggetti ricreativi acquistati durante un viaggio; le commissioni del pool, ad esempio, non contano come spese aziendali, né regali acquistati presso il negozio duty-free, a meno che non vengano acquistati per motivi di lavoro come regali per i clienti.

Alcuni datori di lavoro forniscono al proprio personale le carte di credito che possono utilizzare per le spese legate al lavoro. Le persone devono conservare le ricevute e la documentazione. La carta di credito può essere annullata se un dipendente la utilizza per scopi non autorizzati. Altri datori di lavoro possono fornire ai datori di lavoro contanti o assegni da utilizzare durante il viaggio. Un'altra opzione per gestire le spese di viaggio è chiedere ai dipendenti di pagarli in anticipo e fornire rimborsi di viaggio in un secondo momento. Per il rimborso, i dipendenti devono compilare i moduli che documentano le spese, allegando le ricevute per mostrare come e dove sono stati spesi i soldi. Il datore di lavoro può limitare il rimborso con limiti giornalieri.

Le persone che chiedono spese di viaggio per le loro tasse dovrebbero tenere registri accurati in modo da poter fornire informazioni se le autorità fiscali decidono di condurre un audit. Le spese di viaggio e di intrattenimento sono due aree comunemente gonfiate delle dichiarazioni dei redditi e le persone dovrebbero esserne consapevoli nel presentare le proprie detrazioni; spese molto elevate possono sembrare sospette e possono innescare interessi da parte delle autorità fiscali. Non è sbagliato spendere un sacco di soldi per viaggi legati al lavoro, ma aiuta ad avere una documentazione di supporto molto forte per sostenere la richiesta di detrazione.