Que sont les frais de voyage d'affaires?

Les frais de déplacement professionnel sont les coûts qu'une personne encourt lors d'un voyage pour des raisons liées au travail. Ceux-ci peuvent inclure des frais de transport tels que le carburant, le kilométrage et les billets d’avion, ainsi que des pourboires aux prestataires de services, la nourriture et les dépenses connexes. Lorsque des personnes engagent des dépenses de déplacement professionnel pour le compte d'un employeur, elles sont indemnisées. Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants peuvent déduire de l’impôt les frais de déplacement professionnels lorsqu’ils déclarent leurs impôts à la fin de l’année.

Pour être considérés comme des frais de déplacement professionnel, les frais doivent être associés à un déplacement effectué pour des raisons professionnelles. Les gens peuvent associer plaisir et voyages d’affaires, mais le gros du voyage doit être consacré au travail. Les lois précises varient selon les pays. En règle générale, tant que les personnes peuvent montrer qu'un voyage a été effectué spécifiquement pour le travail et n'aurait pas été pris autrement, comme lorsque quelqu'un est contraint de se rendre quelque part ou qu'il a besoin de voyager pour un avancement professionnel ou pour des réunions avec des clients, la plupart des dépenses du voyage compteront comme frais de déplacement professionnel.

Les frais de voyage d’affaires peuvent être décomposés en frais de déplacement réels, y compris les péages sur les ponts, les frais de location de voiture, etc., ainsi que le logement, la nourriture et d’autres besoins essentiels satisfaits pendant le voyage. Les frais de conférence et autres dépenses similaires peuvent également être réclamés dans une zone différente de la déclaration de revenus. Les gens ne peuvent pas réclamer des cadeaux ou des articles de loisirs achetés pendant un voyage; Les frais de pool, par exemple, ne comptent pas comme une dépense d'entreprise, pas plus que les cadeaux achetés dans une boutique hors taxes, à moins qu'ils ne soient achetés pour des raisons professionnelles, comme des cadeaux pour des clients.

Certains employeurs fournissent aux membres de leur personnel des cartes de crédit qu’ils peuvent utiliser pour leurs dépenses professionnelles. Les gens doivent conserver les reçus et la documentation. La carte de crédit peut être annulée si un employé l'utilise à des fins non autorisées. D'autres employeurs peuvent fournir aux employeurs de l'argent ou des chèques à utiliser lors de leurs voyages. Une autre option pour gérer les frais de déplacement consiste à demander aux employés de les payer immédiatement et à rembourser leurs frais de déplacement ultérieurement. Pour le remboursement, les employés doivent remplir des formulaires documentant leurs dépenses, en joignant leurs reçus pour montrer comment et où l'argent a été dépensé. L'employeur peut plafonner le remboursement avec des limites journalières.

Les personnes qui réclament des frais de déplacement avec leur impôt doivent tenir des registres minutieux afin de pouvoir fournir des informations si les autorités fiscales décident de procéder à un audit. Les frais de déplacement et de représentation sont deux domaines généralement gonflés dans les déclarations de revenus et les personnes concernées doivent en être conscientes lors du dépôt de leurs déductions; des dépenses très élevées peuvent paraître suspectes et peuvent générer des intérêts de la part des autorités fiscales. Il n’est pas faux de dépenser beaucoup d’argent pour des voyages liés au travail, mais il est utile de disposer de pièces justificatives très solides à l’appui de la demande de déduction.