Wat zijn kostenbeheersystemen?
Systemen voor kostenbeheer vertegenwoordigen een breed scala aan tools die een bedrijf zal gebruiken om de kosten te volgen die zijn gevonden in zijn activiteiten. Het uitgangspunt is een kostenberekeningssysteem, dat de rekeningen weergeeft die worden gebruikt om kosten vast te leggen en toe te wijzen. Procedures zijn een ander onderdeel van kostenbeheersystemen; dit zijn de richtlijnen die een bedrijf zal volgen om kosten en prijzen toe te wijzen aan de goederen geproduceerd door hun systeem. Het systeem zal ook een volgsysteem produceren waar het bedrijf de werkelijke kosten kan vergelijken met de vooraf bepaalde schattingen voor een nauwkeurigheidsanalyse.
De meeste bedrijven zullen een boekhoudkundig grootboek gebruiken om de rekeningen in te stellen die nodig zijn om interne financiële informatie bij te houden. Het grootboek zal rekeningen bevatten die specifiek zijn voor de artikelen die in het productieproces worden gebruikt, zoals grondstoffen, arbeid, overhead, afgewerkte goederen en de kosten van verkochte goederen. Managementaccountants zullen informatie met betrekking tot kostenbeheersystemen in deze rekeningen plaatsen en ervoor zorgen dat de informatiestroom nauwkeurig is en overeenkomt met de activiteiten binnen het bedrijf.
Gedetailleerde procedures zijn een ander aspect van kostenbeheersystemen. Deze procedures bepalen hoe een bedrijf informatie vastlegt en de kosten van het productiesysteem herkent. Leidinggevende accountants registreren bijvoorbeeld aankopen wanneer ze door het bedrijf zijn gedaan; de artikelen blijven in de specifieke accounts totdat ze worden overgebracht naar het productiesysteem. Bedrijven zullen deze procedures implementeren om ervoor te zorgen dat ze inventarisitems nauwkeurig rapporteren en geen rekening houden met de kosten voordat ze door de productieafdeling worden gemaakt.
Bedrijven gebruiken kostenbeheersystemen om informatie te verstrekken voor het nemen van beslissingen. De verstrekte informatie heeft doorgaans betrekking op geproduceerde individuele producten en de productiecapaciteit van het bedrijf. Met deze informatie kunnen eigenaren en beheerders bepalen of ze de productie moeten verhogen of verlagen op basis van interne en externe factoren. Interne factoren kunnen de mogelijkheid zijn om de productiekwaliteit te verbeteren door meer goederen te produceren of overheadkosten te verlagen door meer individuele goederen.
Externe factoren die beslissingen op basis van kostenbeheersystemen kunnen sturen, zijn onder meer concurrerende producten, een hogere consumentenvraag of de mogelijkheid om een substituutgoed te bieden. Elk van deze factoren kan erop wijzen dat het bedrijf goederen goedkoper of met een betere kwaliteit kan produceren dan een ander bedrijf. Kostenbeheersystemen kunnen de informatie verschaffen die nodig is om aan te geven dat het bedrijf een kostenvoordeel heeft ten opzichte van andere bedrijven. Hierdoor kan het bedrijf zijn marktaandeel verbeteren door gebruik te maken van zijn concurrentievoordeel op de markt en door concurrenten uit te besteden.