Wat zijn de verschillende soorten vergoedingenbeleid?

Veel organisaties en bedrijven hebben een terugbetalingsbeleid om werknemers terug te betalen die hun eigen geld uitgeven aan voorraden, zakelijke relaties of zakenreizigers. De meeste bedrijven hebben standaardbeleid met betrekking tot autorisaties, formulieren en tijdframes. Bedrijven kunnen ook het vergoedingsbeleid scheiden op basis van de aard van de kosten. Soorten vergoedingsbeleid omvatten specifieke richtlijnen voor de aard van de kosten, zoals schoolgeld, reizen, transport, benodigdheden of gezondheidszorg, evenals een goedkeuringsproces dat aansluit bij het boekhoudsysteem van de organisatie.

Organisaties maken zich vaak zorgen over het misbruik van vergoedingsbeleid en stellen beleid vast dat bedoeld is om te voorkomen dat werknemers een vergoeding vragen voor niet-werkgerelateerde kosten. Veel werknemers moeten toestemming krijgen voor een uitgave, zoals een voorafgaande goedkeuring van reisplannen of educatieve cursussen. Boekhoudafdelingen ontwikkelen vaak spreadsheets en formulieren die moeten worden ingevuld voordat een werknemer aanspraak kan maken op vergoeding. Bovendien wordt van werknemers doorgaans verwacht dat ze facturen, facturen en bonnen opslaan om in te dienen met vergoedingspapier.

Het vergoedingsbeleid voor reizen en zakelijk entertainment is vaak zeer gedetailleerd en kan vaste tarieven voor uitgaven zoals maaltijden omvatten, of ze kunnen gewoon een dagelijkse bestedingslimiet aangeven. Sommige organisaties vereisen van werknemers dat ze hun reis regelen via een intern of gecontracteerd reisbureau, dat volgens het bedrijfsbeleid mogelijk verplicht is om de meest economische hotels of vluchten te zoeken. Sommige reiskostenvergoedingen kunnen ook de aankoop van alcoholische dranken beperken, zelfs als de kosten van de drank binnen de richtlijnen van het maaltijdbudget vallen.

Naast reis- en zakelijke entertainmentkosten hebben andere soorten vergoedingsbeleid betrekking op de zelfontwikkeling van werknemers. Een bedrijf dat een wellness-programma heeft, kan bijvoorbeeld ook een beleid voor terugbetaling van de gezondheidszorg aanbieden dat hen helpt bij het betalen van systemen voor gewichtsverlies, lidmaatschap van een sportschool, programma's voor stoppen met roken en andere soorten wellness-diensten die niet door de verzekering worden gedekt. Veel werknemers maken gebruik van het beleid voor terugbetaling van collegegeld dat hen kan helpen om ook voor school te betalen. Veel bedrijven betalen voor cursussen voor permanente educatie, maar kunnen ook de kosten van cursussen op universitair niveau vergoeden als de werknemer kan aantonen dat het volgen van de lessen zijn werkprestaties zal verbeteren.

Sommige bedrijven stroomlijnen hun terugbetalingsbeleid door sommige werknemers bedrijfskrediet- of betaalkaarten uit te geven. Deze kaarten zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke uitgaven en kunnen zowel het bedrijf als de werknemer helpen bij het volgen van uitgaven en vergoedingen, aangezien alle uitgaven op één enkele rekening eindigen. Bedrijfsbeleid beperkt het gebruik van deze kaarten doorgaans tot leidinggevenden en andere werknemers op hoog niveau, hoewel verkoopmedewerkers of andere werknemers die regelmatig moeten reizen of entertainen ook bedrijfskaarten kunnen worden toegewezen. In sommige gevallen betaalt het bedrijf de creditcardrekeningen van het bedrijf rechtstreeks, terwijl anderen van de werknemer kunnen eisen dat hij de rekening betaalt en het onkostenvergoedingsproces voltooit, net zoals bij andere onkosten.