Hva er de forskjellige typene for refusjonspolitikk?

Mange organisasjoner og bedrifter har refusjonspolitikk for å tilbakebetale ansatte som bruker egne penger på forsyninger, underholdende forretningsforbindelser, eller når de er ute og reiser på forretningsreise. De fleste selskaper har standard retningslinjer for autorisasjoner, skjemaer og tidsrammer. Bedrifter kan også adskille refusjonspolitikk i henhold til kostnaden. Typer av refusjonspolitikk inkluderer spesifikke retningslinjer for kostnadenes art, for eksempel skolepenger, reiser, transport, forsyninger eller helsetjenester, samt en godkjenningsprosess som følger med organisasjonens bokføringssystem.

Organisasjoner er ofte bekymret for misbruk av refusjonspolitikk og etablerer retningslinjer som skal hindre ansatte i å be om refusjon for utgifter som ikke er arbeidsrelaterte. Det kreves mange ansatte for å få tillatelse til en utgift, for eksempel forhåndsgodkjenning av reiseplaner eller utdanningskurs. Regnskapsavdelinger utvikler ofte regneark og skjemaer som må fylles ut for at en ansatt kan kreve refusjon. I tillegg forventes det at ansatte lagrer fakturaer, regninger og kvitteringer for å sende inn med refusjonspapir.

Regler for refusjon av reiser og forretningsunderholdning er ofte veldig detaljerte og kan sette faste priser for utgifter som måltider, eller de kan ganske enkelt oppgi en daglig utgiftsgrense. Noen organisasjoner krever at ansatte ordner reiser gjennom et internt eller innleid reisebyrå, som i selskapets policy kan være pålagt å oppsøke de mest økonomiske hotellene eller flyreisene. Noen refusjonsregler for reiser kan også begrense kjøpet av alkoholholdige drikker, selv om kostnadene for drikken er innenfor måltidets budsjettretningslinjer.

I tillegg til utgifter til reise og forretningsunderholdning, adresserer andre typer refusjonspolitikker en ansattes egenutvikling. For eksempel kan et selskap som har et velværeprogram også tilby en refusjonspolicy for helsetjenester som hjelper dem med å betale for vekttapssystemer, medlemskap i treningsstudio, program for røykeavvenning og andre typer velværetjenester som ikke er dekket av forsikring. Mange ansatte benytter seg av refusjonspolitikk for bedriftsundervisning som kan hjelpe dem å betale for skolen også. Mange selskaper betaler for etterutdanningsklasser, men kan også godtgjøre kostnadene for kurs på høgskolenivå hvis den ansatte kan demonstrere at å ta klassene vil forbedre arbeidsutførelsen.

Noen selskaper strømlinjeformerer refusjonspolitikken ved å utstede noen ansattes foretakskreditt- eller betalingskort. Disse kortene skal utelukkende brukes til forretningsutgifter og kan hjelpe både selskapet og den ansatte med å spore utgifter og refusjoner siden alle utgifter ender på en enkelt regning. Bedriftspolitikk begrenser vanligvis bruken av disse kortene til ledere og andre ansatte på høyt nivå, selv om salgspersonell eller andre ansatte som regelmessig må reise eller underholde også kan tilordnes bedriftskort. I noen tilfeller betaler selskapet direkte kredittkortregninger, mens andre kan kreve at den ansatte betaler regningen og fullfører refusjonsprosessen på samme måte som for andre utgifter.