Quels sont les différents types de politiques de remboursement?
De nombreuses organisations et entreprises ont des politiques de remboursement afin de rembourser les employés qui dépensent leur propre argent en fournitures, en entretenant des relations d'affaires ou en voyageant pour le compte de l'entreprise. La plupart des entreprises ont des politiques standard concernant les autorisations, les formulaires et les délais. Les entreprises peuvent également séparer les politiques de remboursement en fonction de la nature de la dépense. Les types de politiques de remboursement comprennent des directives spécifiques concernant la nature de la dépense, telles que les frais de scolarité, les déplacements, les transports, les fournitures ou les soins de santé, ainsi qu'un processus d'approbation respectant le système de comptabilité de l'organisation.
Les organisations s'inquiètent souvent de l'utilisation abusive des politiques de remboursement et établissent des politiques visant à empêcher les employés de demander le remboursement de dépenses non liées au travail. De nombreux employés sont tenus d'obtenir une autorisation pour une dépense, telle qu'une approbation préalable de plans de voyage ou de cours de formation. Les services comptables élaborent souvent des feuilles de calcul et des formulaires qui doivent être remplis pour qu'un employé puisse demander un remboursement. En outre, les employés sont généralement censés conserver les factures, les factures et les reçus à soumettre avec les documents de remboursement.
Les politiques de remboursement des frais de voyage et de divertissements d’affaires sont souvent très détaillées et peuvent fixer des taux forfaitaires pour des dépenses telles que les repas, ou simplement fixer une limite de dépenses quotidienne. Certaines organisations exigent que les employés organisent leur voyage par l'intermédiaire d'un agent de voyages interne ou contractuel, qui peut être tenu par la politique de l'entreprise de rechercher les hôtels ou les vols les plus économiques. Certaines politiques de remboursement des frais de voyage peuvent également restreindre l’achat de boissons alcoolisées, même si le coût de la boisson est conforme aux directives en matière de budget de repas.
En plus des frais de voyage et de divertissement d’affaires, d’autres types de politiques de remboursement s’appliquent au développement personnel des employés. Par exemple, une entreprise qui dispose d'un programme de bien-être peut également proposer une politique de remboursement des soins de santé qui l'aide à payer pour les systèmes de perte de poids, les abonnements à un gymnase, les programmes d'abandon du tabac et d'autres types de services de bien-être non couverts par une assurance. De nombreux employés profitent des politiques de remboursement des frais de scolarité de l'entreprise qui peuvent également les aider à payer leurs études. De nombreuses entreprises financent les cours de formation continue, mais peuvent également rembourser le coût des cours de niveau collégial si l'employé peut démontrer que ses cours amélioreront ses performances.
Certaines entreprises rationalisent leurs politiques de remboursement en émettant des cartes de crédit ou de paiement d'entreprise pour certains employés. Ces cartes doivent être utilisées exclusivement pour les dépenses professionnelles et peuvent aider l’entreprise et les employés à suivre les dépenses et les remboursements, car toutes les dépenses se retrouveront sur une seule facture. La politique d'entreprise restreint généralement l'utilisation de ces cartes aux cadres et autres employés de haut niveau, bien que les vendeurs ou les autres employés qui doivent se déplacer ou se divertir régulièrement puissent également se voir attribuer des cartes d'entreprise. Dans certains cas, l’entreprise paie directement les factures de carte de crédit d’entreprise, alors que d’autres peuvent demander à l’employé de payer la facture et de terminer le processus de remboursement des dépenses comme il le ferait pour toute autre dépense.