Hvad er de forskellige slags refusionspolitikker?

Mange organisationer og virksomheder har refusionspolitikker for at tilbagebetale medarbejdere, der bruger deres egne penge på forsyninger, underholdende forretningsforbindelser, eller når de rejser i virksomheden. De fleste virksomheder har standardpolitikker for autorisationer, formularer og tidsrammer. Virksomheder kan også adskille refusionspolitikker i henhold til omkostningens art. Typer af refusionspolitikker inkluderer specifikke retningslinjer for udgifternes art, såsom skolepenge, rejser, transport, forsyninger eller sundhedsydelser, samt en godkendelsesproces, der følger med organisationens bogføringssystem.

Organisationer er ofte bekymrede over misbrug af refusionspolitikker og fastlægger politikker, der skal forhindre medarbejdere i at anmode om refusion for ikke-arbejdsrelaterede udgifter. Mange medarbejdere er forpligtet til at få tilladelse til en udgift, såsom en forhåndsgodkendelse af rejseplaner eller uddannelseskurser. Regnskabsafdelinger udvikler ofte regneark og formularer, der skal udfyldes for at en medarbejder kan kræve refusion. Derudover forventes medarbejdere typisk at gemme fakturaer, regninger og kvitteringer, der skal indsendes med refusion papirarbejde.

Rejsebetalinger for rejse- og forretningsunderholdning er ofte meget detaljerede og kan sætte faste satser for udgifter såsom måltider, eller de kan ganske enkelt angive en daglig forbrugsgrænse. Nogle organisationer kræver, at medarbejderne arrangerer deres rejse gennem et internt eller kontraheret rejsebureau, som i virksomhedspolitikken kan være påkrævet at opsøge de mest økonomiske hoteller eller flyrejser. Nogle rejsegodtgørelsespolitikker kan også begrænse køb af alkoholholdige drikkevarer, selvom omkostningerne ved drikkevaren er inden for måltidets budgetretningslinjer.

Ud over rejse- og forretningsunderholdningsudgifter vedrører andre typer af refusionspolitikker en medarbejders selvudvikling. For eksempel kan et firma, der har et wellness-program, også tilbyde en sundhedsgodtgørelsespolitik, der hjælper dem med at betale for vægttabssystemer, gymnastikmedlemskab, rygeavvenningsprogrammer og andre typer wellness-tjenester, der ikke er dækket af forsikring. Mange ansatte drager fordel af godtgørelsespolitikker for virksomhedsundervisning, som også kan hjælpe dem med at betale for skole. Mange virksomheder betaler for efteruddannelsesklasser, men refunderer muligvis også udgifterne til kurser på universitetsniveau, hvis medarbejderen kan demonstrere, at det at tage klasserne vil forbedre sin jobpræstation.

Nogle virksomheder strømline deres refusionspolitikker ved at udstede nogle medarbejderes firmakredit- eller betalingskort. Disse kort skal udelukkende bruges til forretningsudgifter og kan hjælpe både virksomheden og den ansatte med at spore udgifter og refusion, da alle udgifter ender med en enkelt regning. Virksomhedspolitik begrænser typisk brugen af ​​disse kort til ledere og andre medarbejdere på højt niveau, skønt salgspersonale eller andre ansatte, der regelmæssigt skal rejse eller underholde, også kan få tildelt firmakort. I nogle tilfælde betaler virksomheden direkte kreditkortregninger, mens andre kan kræve, at medarbejderen betaler regningen og afslutter udgiftsgodtgørelsesprocessen, som han ville gøre for andre udgifter.